A. 如何更好得控制会议成本
一、交通 ▲将会议安排在临近的区域范围内。随着汽油价格上涨，交通费用在不断增加。为了将交通费用降低到最低点，要尽可能将会议安排在距离大多数参会代表住宿地点比较近的地方，或者尽可能找一个参会代表可以步行到会场的会议中心去开会。 ▲引导同城的参会代表乘坐公共交通工具到会议现场，特别是会议中心正好有停靠站的。通常情况下，乘坐公共交通工具比安排专车穿城接送速度要快，比乘坐出租车价格要低。 ▲将迎送服务改为报销机场班车、公交车或地铁发票。 ▲在与酒店、度假村商谈的时候，要求他们免费为嘉宾提供来去酒店的专车服务，而且要预留免费的停车位。 ▲要求当地的出租车公司为参会代表到展览现场、餐馆以及景点提供打折服务。 ▲使用航空公司的贵宾休息室为会议团队提供迎送服务。 ▲旅行要错过高峰期(一大早或晚上)。 ▲问一问酒店是否提供机场免费接送服务。 ▲让会议中心为参会代表在转移时提供一些必要的暂时休息场所。 ▲让赞助商支付班车费用，作为交换，可以在酒店班车的宣传牌、会议中心的班车停靠站以及班车上为他们做广告。 ▲搞清楚需要多少台客车，预订恰当的座位容量。 ▲如果你的大部分团队成员体力比较好的话，可以将酒店订在会议中心附近步行的范围内，无需提供接送服务。如果这样做的话，一定在你的注册材料中写清楚，让参会代表都知道。 ▲如果你的参会代表中有许多残疾人，尽量将他们安排在一个或相近的几个酒店中，以便于集中安排残疾人车辆。 二、会务组成员 ▲雇佣现场注册和服务人员，不用为会务组成员付交通费。 ▲了解当地的加班限制和规定。 ▲安排会务组成员在正常工作时间内开展工作，避免加班。 ▲按天为会务组成员提供差旅补助，精确地规划出他们在餐饮和交通费用方面的许可范围。 ▲尽可能多用实习生和志愿者。 了解更多，请点击http://www.31huiyi.com/news/%e5%b9%b4%e4%bc%9a/762
B. 怎样才能降低企业办公会议运营成本，实现降本增效
对国内企业来说，关键在于淘汰落后的会议装备。近期，汇茂Bestboard超强集成7合1会议机上市，打破硬件设备单一功能的产品逻辑，集电脑、电视、电子白板、投影仪、音响、全向麦克风、摄像头等7种设备于一体，兼容多种远程会议软硬件及丰富的办公应用，能最大限度帮助企业减少会议运营成本，提高会议效率。
C. 怎样降低会议成本
随着企业自身的壮大，逐渐从小生意逐渐演变成大的企业，公司的组织架构也随之膨胀壮大，带来的不仅仅是人力成本的增加，同时在处理业务流程时信息沟通的成本也随之增加，由于业务信息沟通不畅，各部门之间信息流通不顺利，都会导致信息沟通的成本增加，影响管理层面的决策。如何降低企业内部的沟通成本是很多企业面临的问题。有哪些工具可以帮助解决这个问题呢？
信息可视化：企业管理者需要思考整个业务流程中涉及到的部门，如何进行跨部门的信息可视化，来减少业务流过程中的信息闭塞的问题。信息可视化的方法很多，流程可以通过各种泳道图流程图来实现，而各种业务业绩则可以通过业务指标来实现。
层级会议： 信息如何有效的从底层传递到管理层，而管理层的决策如何尽快的传达到底层，可以通过层级会议的制定来完成，可以每天将层及会议设置为几层，对于中小型企业，3层就够了，层级会议层数越多，信息的传递有可能就产生偏差，会影响最终决策的质量。如果一个部门内有分支组织，则部门内的层级为两层，而跨部门的层及会议可以为第三层。部门内分支组织在一层会议每天汇报工作进展，遇到需要跨分支组织的问题，则可以汇报到二层会议，各个分支组织主管在二层会议中决策各个分支组织的信息是否需要上升到跨部门的三层会议，而三层会议则是由各个部门的管理层组成，来进行管理层决策并反馈给各个部门。每个层级会议针对的业务操作及业务范围不同，层级越低，所针对的业务也具体。而三层更多真多整个组织的业务流程。
降低企业内部的沟通成本和企业的组织架构也有很大的关系，现代企业流行扁平化的管理方式，即从底层员工到企业最高管理层不超过4层，而扁平化的管理组织架构带来的信息沟通也随之降低。信息可视化，层及会议与组织架构都是相配合。
D. 会议成本的降低会议成本的方法与途径
降低会议成本的前提是要先明白
会议的类型 在会议成本观念没有建立起来之前，会议的成本很可能失控；特别是时间成本和损失成本，非常有机会居高不下或是大得惊人。
但是会议是必需的，它有着其他沟通方式不具备的优势，比如周例会，在总结和规划方面就很有效；而且各种会议都有它召开的合理时间和频率，这种时间和频率与会议的类型有关。
沟通型：这种会议最重要的功能在于交流信息、内部协调、得出结论等；比如部门协调会、头脑风暴就是这种类型的会议。在这种会议里大家就是要把自己的观点、想法、信息谈出来，相对的会议气氛会轻松随意些；特别是头脑风暴，更是要大家的思维发散出去，甚至可以不需要得出结论。
管理型：这种会议主要在对一些事物进行规范或是宣布政策和决定；典型的像阶段性工作分配会议等；这种会议就是要让大家明白一些事情或规定，不需要大家就会议的内容、事项作讨论，只需要按照上面的规定执行。
决策性：这类会议主要是得出某些决定或方案；比如董事会、一些流程的制定会等等。这些会议的主要目的是要针对某个或某些具体的问题达成一致，并最后得出统一的结论并规范大家按结论去行动。
知道了会议可能出问题的地方，我们就可以有针对性地去预防和调整自己的行为，尽量让每次会议都可以高效；除了调整上面的那些方面外，还有一些细节可以帮助我们做得更好： 1、参加会议的人员数量要控制合理，不能太多也不能太少；与会者在公司的层级不能选树过大，应保证每人都能在正常的压力下畅所欲言、各抒己见。
2、要心胸宽大，接纳各种意见，并给每个发言者以鼓励和赞扬；善于倾听和理解，不忽视各种看是微不足道意见和看法；注意措辞，不要打击了他人的积极性，特别是对此不同意见的人。每个与会者的风格、能力、经验、思维方式和看问题的角度都可能不一样，就有可能形成理解的偏差或误解，甚至是冲突，这时候既要有积极正面的心态，还要善于利用各种技巧来保证会议在正确的氛围下进行。
3、注意会议的主题和大家讨论的方向有无偏差，要适时把会议方向拉回来；同时还应注意会议过程中可能产生的从众心理，多鼓励持与大家不同意见的人多发言，并给予适当的鼓励和赞扬；对于要公布的既成决定，要控制会议不再讨论，如的确需要，可以里外安排会议专门讨论。
4、控制会议按流程进行，掌握好时间，尽量不要推迟或延长会议；对每个与会者的发言时间应该有的限定；如果会议议定需要得出结论的，要事先告诉与会者，让他们心里有数；这些都可以在会议议程里写明。
5、会议得出的决定和结论应该落实到部门或人，并且确定完成需要的时间、资源、配合以及遇到问题时可以到何处或向谁活的帮助等等。
6、安排会后跟踪，确定会议的决定和结论能够有效实施。 1、以积极正面的心态面对会议。开会能够直接表现与会者的业务能力、沟通能力、人际关系的处理以及应变等等能力，同时还可以与其他与会者进行交流；这既是展现自己的一个舞台，也是提高自己的机会。
2、明确会议目的，做到事前准备充分，发言有的放矢。这样既能节省时间成本，又能让大家明确自己的想法和问题，有助于得到帮助和帮助别人。
3、会前做好准备，除了准备好自己要发言的内容以外，还应大致了解一下其他与会者可能发言的内容，并且应该考虑到自己可能会被提问，有可能的话也准备一下应该提出的问题或意见。
作为会议的协助人员
1、要事先准备好会议议程，并在会前打好发到每个与会者手上，让每个参与者都明确了解会议的目的、主题、程序、参与人员构成等等；如果需要大家同意讨论的问题，应事先将这些问题的相关资料准备好，随会议议程一同发给每一个与会者。
2、要做好会议记录，并且会议结束后及时整理发给每个与会者和相关部门。
3、如果会议的除了需要成文的规定或决策，要及时将会议记录给决策人过目签名，然后再下发。
会议的地点安排不当。比如头脑风暴安排在一个人声鼎沸的公园里，这下好了，大家需要找创意找灵感的条件都没有了，总会不断地被人打扰，会议怎能有好的结果呢?
与会者的选择不当。比如产品设计会议没有请设计师却请了生产工人，这样怎么会有好的结果。
会议主持人选择不当。如果会议主持人的技能、经验、权威不足以掌握会议的方向、内容、局面时，或者主持人的风格与会议需要的气氛不匹配时，会议都可能的失控，结果也不会好到哪里去。
会议的准备工作未能做好。会议前没有及时通知大家，大家没有足够的时间准备需要的资料，或者无法安排时间参加会议造成缺席；这种会议的效果自然大打折扣。
会议的目的、流程不明确。为何要召开会议的理由和目的不明确或不充分，与会者不知道要的讨论什么或者要得出什么结论，这样的会议只能是浪费大家的时间和精力。
E. 开共创会有哪些注意事项
近期在内部开了一场共创会，结合这两年开过的共创会（工作坊），来聊一聊一场开展共创会应该有哪些注意事项，以及对我们有哪些启发。
1.开会的成本、收入和利润是什么？
在聊共创会之前，我们先聊聊开会。开会这件事，也是有成本有收入有利润的，它的本质是一场用时间来换结论的活动，如果我们开了一场会的产出的结论和思考价值，大于了我们所有人开会的时间成本，那么我们可以说这个会议的利润是为正的，反之则为负。那么怎么计算成本呢？我们可以用每个人的时薪*人数*时长（会议的全量时长=会前+会中+会后）来计算，比如一场会议，一共开了2个小时，一共16人，人均时薪200元/小时（我们暂不考虑外地赶来以及场地租赁成本、以及机会成本），那么这场会议成本也是6400元。那么这场会议的收入部分-会议价值应该怎么评判呢？我们可以理解为几部分，一部分是直接会议输出的可评价的有价值的结论，一部分是会后按照结论输出的落实情况所产生价值。如果这两部分价值都超过6400元，那么这场会议的利润就是负的了。
换句话说，如何能让一场会议的利润最大化呢？我们直白的可以用降低成本，提高收入来计算，如何提高收入呢？笔者以为，我们仍然可以用会议思考价值=有效人数*人均智慧价值*思考率来计算，第一个有效人数，其实作了一定限定，那就是这个人是否跟你的会议主题相关，如果不在干系人的范围内，其实这部分的收入基数就是0，也就不产生价值；第二个人均智慧，限定的是你找的讨论的人专业性，专业人干专业事，如果在这方面的认识不够，可能也很难产生有浓度的讨论价值；第三个所谓思考率，其实这个思考率，可以简单的理解为与会者的卷入程度，这个跟两部分有关系，一个是会前的准备程度，一个是会中的组织调动程度；如何减少成本呢？核心是减少不相干的人参与会议，二是做好会前的组织准备，减少会议上非主题讨论，从而缩短会议时长。
2.工作坊（共创会）要做成半命题。
我们上一段了解了会议的利润构成，换句话说共创会比一起一般的会议，所要求的利润质量是更高的，我们说为什么要共创呢？是因为当组织内没有人单独能有经验或者方法解决一个问题或者实现一个目标的时候，我们需要一起共创，所以无论是去共创路径、打法、OKR，其实共创的会议要求，都要比一般开会而言，要求要更高。因为它需要的是真正的群体智慧，需要不同视角，不同经验的人去共创，而不是一般会议议题，汇报，讨论，决策环节。
为什么笔者说，共创会要做成半命题呢？这句话既是一个关于共创会的建议，也是这两年参加共创会的一种感受。因为我们刚刚说共创会一般要开展的话题，几乎都是我们无法单一人员能解决的问题，所以才需要共创。但是为什么要做成半命题呢？其实笔者想表达的是，当你的参会人员，是过来发散思维，共创议题讨论解决问题的时候，千万要注意我们的共创议题，是不是清晰的定义了我们的问题，是不是具备直接的可讨论性，是否再大家发散后能够再有利于聚焦到问题收敛回来，因为发散的初始，也是为了最终的收敛。当你变成一个纯发散的大命题作文的时候，很容易变成天马行空的茶话会，但是如果将会会议内容变成非常细项的结论时，又容易失去其发散性，变成了填空题。所以应该取其中，采取半命题，哪怕是论题确定，讨论框架和步骤也可以有所规则，比如有些人喜欢用一些模型来开启讨论，确保不会议不失焦，前半部分发散，后半部分收敛，做到有集中有发散，有归纳有演绎。
3.会前需要有充分的目标讨论。
对于共创会而言，最直白的目的是集智，但是集中大家的智慧，取决于很多方面的影响，比如这个人在这个话题的专业性和关联性，比如共创会的讨论设置，是否足够发挥出了议题的价值，其实还有一个可影响的因素，是会前大家的准备。一场好的共创会，如果在会前做了充分的目标讨论，以及会前议题的思考准备，会中思考的质量会大为提升。比如对会议目标的拆解和思考，讨论这个话题之前需要做的准备工作，有哪些场外观众可以提前求助搞清楚问题的，以及对参与人群如何更利于话题价值产出的界定，对会议流程的环节设计，对于主持人及分组人员结构的确定，避免某一组的单一角度化，造成讨论价值耗散。
刚刚说的是内容及程序上的准备，其实还有一点重要的就是，需要在共创会前，针对会议目标以及结论导向达成共识，哪怕是发放材料，问卷，会前各小组内部讨论，也需要在这点上达成高度共识，这是参与讨论的前提，就像是风筝的那根线一样，让大家知道主题和目标在哪里。
4.我们需要对会议价值进行管理。
什么是对会议价值进行管理呢？其实很简单。那就是对讨论的话题价值，要有判断和激励，这个激励既可以是正向的，也可以是负向的。比如在一场共创会的过程中，你可以制定一些规则去引导产出鼓励产出好的结论，规范讨论步骤：
（1）设定奖项：设定个人及小组团队奖项。比如我们针对产出最具会议价值的观点，设置为“本场最佳金点子奖”，针对共创会小组设置“头脑风暴MVP”奖项。
（2）提名奖项：怎么选出最佳奖项呢？我们可以让每组在展示的时候，当发现有一个优秀观点的时候，其他人可以主动将该观点写到黑板上，提名为本场最佳金点子，最后投票产生，一是打破多个组展示后再回顾的遗忘，二是鼓励发现他人的优秀点子。
（3）避免干扰：这一点，其实是要将集中智慧的效能发挥到最大化，那就是要尽量避免外界的干扰， 比如说每个人将手机放在手机袋中，比如减少外出的引导，减少非相关话题的讨论。
（4）时间有序：这一点，是将会议时间合理分区，每个时间区域，需要有对应的功能性和指向性，不能过于发散和超时拖堂。可以用不同道具进行规范，比如放个时钟在讨论组旁边，比如定时的提醒等等。
【金词银句】071期：
1.掌握信息的四重境界
（1）你知道一点事实；（2）你知道更多事实；（3）你知道事实之间的脉络；（4）你知道脉络的演化节奏。
2.保持跟周围环境的差异和独特性，就是在避免死亡。
有生命的生物体，它的各项技能和周围环境是很不一样的。人的体温就比周围的环境温度要高，但是如果有一天，身体的某项技能指标，比如温度，酸碱度，水分和电荷，与其他周围环境不一样了，那意味着这个生命体就死掉了，就融为了环境。
3.多少好答案久藏于世，苦等一个好问题。
其实这句话是最近听来的，之所以觉得有意思，是因为我发现，身边有些高手，总是能通过一个问题，来解决一个问题。久藏于世的答案，就像是早早地就在等你了一样，只可惜你没有拨开云雾一步一步去问到它，找对最关键的问题，也就相当于找到了最关键的答案。
F. 如何考虑开会的成本
简介：大多数经理人员对花费在开会上的时间之多感到有压力。可是究竟有多少会议能真正解决问题？如果你考虑过会议真正的代价，你安排和出席的会议就会少得多。 正文： 大多数经理人员对花费在开会上的时间之多感到有压力。可是究竟有多少会议能真正解决问题？如果你考虑过会议真正的代价，你安排和出席的会议就会少得多。 1.1.1 定义会议 商业会议由若干人参加，他们聚到一起是为了解决问题或做出决定。几个同事在走廊里偶然相遇，也可以说是一个会议。然而，大多数工作会议比较正式，有预先确定的时间和地点。这些会议可以是与高级经理、同事或客户一对一的会议，但通常有两人以上参加。典型的会议有一个明确的目标，并概括于方程（一张议事清单）上，议程预先在与会者中传阅。 1.1.2 考虑成本 成功的会议通过将合适的人聚集在一起，使其共同为某个目标贡献他们的才智，因此能够节约大量的时间和金钱。然而，有许多会议没有必要召开，例如小组会议。开始时小组会议曾有一个明确的目标，然而后来成为一个惯例，或者被看成从各自的工作中解脱出来休息一下的机会。殊不知这是一种代价昂贵的奢侈。任何会议最大的成本通常是与会者的时间——从阅读议程，准备材料，到出席会议。如果与会者还需长途施行，这个时间也必须计算在内。最后还有“机会成本” ，即这些与会者若不出席会议，他们能做些什么，为他们的公司创造多少价值？召集会议之前，必须考虑所有这些成本。 1.1.3 把成本加起来 要计算出一个会议的总成本，首先计算全部出席人员的总薪金，加上他们每年在各自单位的日常开支，然后将其和除以一年中的工作小数（每周工作时数乘以每年工作周数） 。另外还需计算召开会议每小时所需的杂项支出，如房租。两项之和是会议每小时的成本。会议达成的最终结果是否真正值这么多钱？可能值得的， 但你经常要考虑的是如何用尽量少的成本，而事半功倍地达到同样的效果。 现在越来越多的企业，已经慢慢的像电话会议进行转型，电话会议可以说是成本最低的会议。只要购买会议电话机，进行电话的值，然后在电话会议系统的帮助下就可以进行会议的召开。
G. 商务会议经费预算如何制定
北京郊区会议酒店
的申经理告诉你，通常而言，会议的经费预算一般包括以下几项支出内容：
(1)会议费主要包括：
会议场地租金——通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不涵盖在内——比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
会议设施租赁费用——此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求的方式来表现。注意在安排的时间上要合理，同时要留有余地，一般来说，前面的时间、进度要安排得紧凑一些，保证后面有时间来调整、完善。
(2)培训费：主要包括请专家、学者讲课的酬金等。
(3)资料费：主要是为参会者准备的资料的印刷费等。
(4)住宿费：参会者的食宿费等；(5)交通费
交通费用可以细分为：
1、出发地至会务地的交通费用——包括航班、铁路、公路、客轮，以及地车站、机场、码头至住宿地的交通。
2、会议期间交通费用——主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
3、欢送交通及返程交通——包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。(6)其他
制定会议经费预算一方面要本着勤俭办会、节约办会的原则，尽量降低会议的成本，另一方面要有一定弹性，即注意留有余地。