Ⅰ 沖銷上月管理費用如何做賬
在手工會計核算中，若需沖銷某項管理費用，如收到黎明同志退回的差旅費50元，可做如下會計分錄：借：現金50，貸：管理費用——差旅費50。這使得現金增加，而多記的費用得以沖減，會計分錄准確無誤。然而，實行會計電算化後，這種處理方式給報表自動取數帶來了挑戰。因為費用報表依據借方發生額計算，而沖減費用分錄僅在貸方體現，未減少借方發生額，導致報表自動生成的數字大於實際支出。
為解決報表取數問題，有兩種處理方法。第一種方法為：用紅字沖銷費用支出數，同時用紅字沖銷現金支出數，即：借：管理費用——差旅費50，貸：現金50。這種方法雖然滿足了報表自動生成取數的需求，但用紅字在貸方反映現金收入，難以被人理解，實際工作中，一小部分單位採用了這種會計處理方式。
另一種方法是：在借方用紅字沖減費用支出數，用藍字借記現金的增加數，即：借：管理費用——差旅費50，貸：現金50。這種方法不僅符合會計原理中對「管理費用」科目的定義，即借方反映費用支出，貸方反映費用結轉，同時也滿足了報表自動生成取數的要求。收到現金則在借方增加，符合會計原理對「現金」的解釋，且易於理解。然而，它違背了借貸記賬規則。
在實際工作中，大多數單位傾向於採用第二種方法。收入類賬戶的類似沖減分錄，可根據上述方法處理。相比之下，第二種方法在登記賬簿時顯得更為合理和易於理解。因此，筆者傾向於使用第二種方法。