A. 如何更好得控制會議成本
一、交通 ▲將會議安排在臨近的區域范圍內。隨著汽油價格上漲，交通費用在不斷增加。為了將交通費用降低到最低點，要盡可能將會議安排在距離大多數參會代表住宿地點比較近的地方，或者盡可能找一個參會代表可以步行到會場的會議中心去開會。 ▲引導同城的參會代表乘坐公共交通工具到會議現場，特別是會議中心正好有停靠站的。通常情況下，乘坐公共交通工具比安排專車穿城接送速度要快，比乘坐計程車價格要低。 ▲將迎送服務改為報銷機場班車、公交車或地鐵發票。 ▲在與酒店、度假村商談的時候，要求他們免費為嘉賓提供來去酒店的專車服務，而且要預留免費的停車位。 ▲要求當地的計程車公司為參會代表到展覽現場、餐館以及景點提供打折服務。 ▲使用航空公司的貴賓休息室為會議團隊提供迎送服務。 ▲旅行要錯過高峰期(一大早或晚上)。 ▲問一問酒店是否提供機場免費接送服務。 ▲讓會議中心為參會代表在轉移時提供一些必要的暫時休息場所。 ▲讓贊助商支付班車費用，作為交換，可以在酒店班車的宣傳牌、會議中心的班車停靠站以及班車上為他們做廣告。 ▲搞清楚需要多少台客車，預訂恰當的座位容量。 ▲如果你的大部分團隊成員體力比較好的話，可以將酒店訂在會議中心附近步行的范圍內，無需提供接送服務。如果這樣做的話，一定在你的注冊材料中寫清楚，讓參會代表都知道。 ▲如果你的參會代表中有許多殘疾人，盡量將他們安排在一個或相近的幾個酒店中，以便於集中安排殘疾人車輛。 二、會務組成員 ▲僱傭現場注冊和服務人員，不用為會務組成員付交通費。 ▲了解當地的加班限制和規定。 ▲安排會務組成員在正常工作時間內開展工作，避免加班。 ▲按天為會務組成員提供差旅補助，精確地規劃出他們在餐飲和交通費用方面的許可范圍。 ▲盡可能多用實習生和志願者。 了解更多，請點擊http://www.31huiyi.com/news/%e5%b9%b4%e4%bc%9a/762
B. 怎樣才能降低企業辦公會議運營成本，實現降本增效
對國內企業來說，關鍵在於淘汰落後的會議裝備。近期，匯茂Bestboard超強集成7合1會議機上市，打破硬體設備單一功能的產品邏輯，集電腦、電視、電子白板、投影儀、音響、全向麥克風、攝像頭等7種設備於一體，兼容多種遠程會議軟硬體及豐富的辦公應用，能最大限度幫助企業減少會議運營成本，提高會議效率。
C. 怎樣降低會議成本
隨著企業自身的壯大，逐漸從小生意逐漸演變成大的企業，公司的組織架構也隨之膨脹壯大，帶來的不僅僅是人力成本的增加，同時在處理業務流程時信息溝通的成本也隨之增加，由於業務信息溝通不暢，各部門之間信息流通不順利，都會導致信息溝通的成本增加，影響管理層面的決策。如何降低企業內部的溝通成本是很多企業面臨的問題。有哪些工具可以幫助解決這個問題呢？
信息可視化：企業管理者需要思考整個業務流程中涉及到的部門，如何進行跨部門的信息可視化，來減少業務流過程中的信息閉塞的問題。信息可視化的方法很多，流程可以通過各種泳道圖流程圖來實現，而各種業務業績則可以通過業務指標來實現。
層級會議： 信息如何有效的從底層傳遞到管理層，而管理層的決策如何盡快的傳達到底層，可以通過層級會議的制定來完成，可以每天將層及會議設置為幾層，對於中小型企業，3層就夠了，層級會議層數越多，信息的傳遞有可能就產生偏差，會影響最終決策的質量。如果一個部門內有分支組織，則部門內的層級為兩層，而跨部門的層及會議可以為第三層。部門內分支組織在一層會議每天匯報工作進展，遇到需要跨分支組織的問題，則可以匯報到二層會議，各個分支組織主管在二層會議中決策各個分支組織的信息是否需要上升到跨部門的三層會議，而三層會議則是由各個部門的管理層組成，來進行管理層決策並反饋給各個部門。每個層級會議針對的業務操作及業務范圍不同，層級越低，所針對的業務也具體。而三層更多真多整個組織的業務流程。
降低企業內部的溝通成本和企業的組織架構也有很大的關系，現代企業流行扁平化的管理方式，即從底層員工到企業最高管理層不超過4層，而扁平化的管理組織架構帶來的信息溝通也隨之降低。信息可視化，層及會議與組織架構都是相配合。
D. 會議成本的降低會議成本的方法與途徑
降低會議成本的前提是要先明白
會議的類型 在會議成本觀念沒有建立起來之前，會議的成本很可能失控；特別是時間成本和損失成本，非常有機會居高不下或是大得驚人。
但是會議是必需的，它有著其他溝通方式不具備的優勢，比如周例會，在總結和規劃方面就很有效；而且各種會議都有它召開的合理時間和頻率，這種時間和頻率與會議的類型有關。
溝通型：這種會議最重要的功能在於交流信息、內部協調、得出結論等；比如部門協調會、頭腦風暴就是這種類型的會議。在這種會議里大家就是要把自己的觀點、想法、信息談出來，相對的會議氣氛會輕松隨意些；特別是頭腦風暴，更是要大家的思維發散出去，甚至可以不需要得出結論。
管理型：這種會議主要在對一些事物進行規范或是宣布政策和決定；典型的像階段性工作分配會議等；這種會議就是要讓大家明白一些事情或規定，不需要大家就會議的內容、事項作討論，只需要按照上面的規定執行。
決策性：這類會議主要是得出某些決定或方案；比如董事會、一些流程的制定會等等。這些會議的主要目的是要針對某個或某些具體的問題達成一致，並最後得出統一的結論並規范大家按結論去行動。
知道了會議可能出問題的地方，我們就可以有針對性地去預防和調整自己的行為，盡量讓每次會議都可以高效；除了調整上面的那些方面外，還有一些細節可以幫助我們做得更好： 1、參加會議的人員數量要控制合理，不能太多也不能太少；與會者在公司的層級不能選樹過大，應保證每人都能在正常的壓力下暢所欲言、各抒己見。
2、要心胸寬大，接納各種意見，並給每個發言者以鼓勵和贊揚；善於傾聽和理解，不忽視各種看是微不足道意見和看法；注意措辭，不要打擊了他人的積極性，特別是對此不同意見的人。每個與會者的風格、能力、經驗、思維方式和看問題的角度都可能不一樣，就有可能形成理解的偏差或誤解，甚至是沖突，這時候既要有積極正面的心態，還要善於利用各種技巧來保證會議在正確的氛圍下進行。
3、注意會議的主題和大家討論的方向有無偏差，要適時把會議方向拉回來；同時還應注意會議過程中可能產生的從眾心理，多鼓勵持與大家不同意見的人多發言，並給予適當的鼓勵和贊揚；對於要公布的既成決定，要控制會議不再討論，如的確需要，可以里外安排會議專門討論。
4、控制會議按流程進行，掌握好時間，盡量不要推遲或延長會議；對每個與會者的發言時間應該有的限定；如果會議議定需要得出結論的，要事先告訴與會者，讓他們心裡有數；這些都可以在會議議程里寫明。
5、會議得出的決定和結論應該落實到部門或人，並且確定完成需要的時間、資源、配合以及遇到問題時可以到何處或向誰活的幫助等等。
6、安排會後跟蹤，確定會議的決定和結論能夠有效實施。 1、以積極正面的心態面對會議。開會能夠直接表現與會者的業務能力、溝通能力、人際關系的處理以及應變等等能力，同時還可以與其他與會者進行交流；這既是展現自己的一個舞台，也是提高自己的機會。
2、明確會議目的，做到事前准備充分，發言有的放矢。這樣既能節省時間成本，又能讓大家明確自己的想法和問題，有助於得到幫助和幫助別人。
3、會前做好准備，除了准備好自己要發言的內容以外，還應大致了解一下其他與會者可能發言的內容，並且應該考慮到自己可能會被提問，有可能的話也准備一下應該提出的問題或意見。
作為會議的協助人員
1、要事先准備好會議議程，並在會前打好發到每個與會者手上，讓每個參與者都明確了解會議的目的、主題、程序、參與人員構成等等；如果需要大家同意討論的問題，應事先將這些問題的相關資料准備好，隨會議議程一同發給每一個與會者。
2、要做好會議記錄，並且會議結束後及時整理發給每個與會者和相關部門。
3、如果會議的除了需要成文的規定或決策，要及時將會議記錄給決策人過目簽名，然後再下發。
會議的地點安排不當。比如頭腦風暴安排在一個人聲鼎沸的公園里，這下好了，大家需要找創意找靈感的條件都沒有了，總會不斷地被人打擾，會議怎能有好的結果呢?
與會者的選擇不當。比如產品設計會議沒有請設計師卻請了生產工人，這樣怎麼會有好的結果。
會議主持人選擇不當。如果會議主持人的技能、經驗、權威不足以掌握會議的方向、內容、局面時，或者主持人的風格與會議需要的氣氛不匹配時，會議都可能的失控，結果也不會好到哪裡去。
會議的准備工作未能做好。會議前沒有及時通知大家，大家沒有足夠的時間准備需要的資料，或者無法安排時間參加會議造成缺席；這種會議的效果自然大打折扣。
會議的目的、流程不明確。為何要召開會議的理由和目的不明確或不充分，與會者不知道要的討論什麼或者要得出什麼結論，這樣的會議只能是浪費大家的時間和精力。
E. 開共創會有哪些注意事項
近期在內部開了一場共創會，結合這兩年開過的共創會（工作坊），來聊一聊一場開展共創會應該有哪些注意事項，以及對我們有哪些啟發。
1.開會的成本、收入和利潤是什麼？
在聊共創會之前，我們先聊聊開會。開會這件事，也是有成本有收入有利潤的，它的本質是一場用時間來換結論的活動，如果我們開了一場會的產出的結論和思考價值，大於了我們所有人開會的時間成本，那麼我們可以說這個會議的利潤是為正的，反之則為負。那麼怎麼計算成本呢？我們可以用每個人的時薪*人數*時長（會議的全量時長=會前+會中+會後）來計算，比如一場會議，一共開了2個小時，一共16人，人均時薪200元/小時（我們暫不考慮外地趕來以及場地租賃成本、以及機會成本），那麼這場會議成本也是6400元。那麼這場會議的收入部分-會議價值應該怎麼評判呢？我們可以理解為幾部分，一部分是直接會議輸出的可評價的有價值的結論，一部分是會後按照結論輸出的落實情況所產生價值。如果這兩部分價值都超過6400元，那麼這場會議的利潤就是負的了。
換句話說，如何能讓一場會議的利潤最大化呢？我們直白的可以用降低成本，提高收入來計算，如何提高收入呢？筆者以為，我們仍然可以用會議思考價值=有效人數*人均智慧價值*思考率來計算，第一個有效人數，其實作了一定限定，那就是這個人是否跟你的會議主題相關，如果不在干係人的范圍內，其實這部分的收入基數就是0，也就不產生價值；第二個人均智慧，限定的是你找的討論的人專業性，專業人干專業事，如果在這方面的認識不夠，可能也很難產生有濃度的討論價值；第三個所謂思考率，其實這個思考率，可以簡單的理解為與會者的捲入程度，這個跟兩部分有關系，一個是會前的准備程度，一個是會中的組織調動程度；如何減少成本呢？核心是減少不相乾的人參與會議，二是做好會前的組織准備，減少會議上非主題討論，從而縮短會議時長。
2.工作坊（共創會）要做成半命題。
我們上一段了解了會議的利潤構成，換句話說共創會比一起一般的會議，所要求的利潤質量是更高的，我們說為什麼要共創呢？是因為當組織內沒有人單獨能有經驗或者方法解決一個問題或者實現一個目標的時候，我們需要一起共創，所以無論是去共創路徑、打法、OKR，其實共創的會議要求，都要比一般開會而言，要求要更高。因為它需要的是真正的群體智慧，需要不同視角，不同經驗的人去共創，而不是一般會議議題，匯報，討論，決策環節。
為什麼筆者說，共創會要做成半命題呢？這句話既是一個關於共創會的建議，也是這兩年參加共創會的一種感受。因為我們剛剛說共創會一般要開展的話題，幾乎都是我們無法單一人員能解決的問題，所以才需要共創。但是為什麼要做成半命題呢？其實筆者想表達的是，當你的參會人員，是過來發散思維，共創議題討論解決問題的時候，千萬要注意我們的共創議題，是不是清晰的定義了我們的問題，是不是具備直接的可討論性，是否再大家發散後能夠再有利於聚焦到問題收斂回來，因為發散的初始，也是為了最終的收斂。當你變成一個純發散的大命題作文的時候，很容易變成天馬行空的茶話會，但是如果將會會議內容變成非常細項的結論時，又容易失去其發散性，變成了填空題。所以應該取其中，採取半命題，哪怕是論題確定，討論框架和步驟也可以有所規則，比如有些人喜歡用一些模型來開啟討論，確保不會議不失焦，前半部分發散，後半部分收斂，做到有集中有發散，有歸納有演繹。
3.會前需要有充分的目標討論。
對於共創會而言，最直白的目的是集智，但是集中大家的智慧，取決於很多方面的影響，比如這個人在這個話題的專業性和關聯性，比如共創會的討論設置，是否足夠發揮出了議題的價值，其實還有一個可影響的因素，是會前大家的准備。一場好的共創會，如果在會前做了充分的目標討論，以及會前議題的思考准備，會中思考的質量會大為提升。比如對會議目標的拆解和思考，討論這個話題之前需要做的准備工作，有哪些場外觀眾可以提前求助搞清楚問題的，以及對參與人群如何更利於話題價值產出的界定，對會議流程的環節設計，對於主持人及分組人員結構的確定，避免某一組的單一角度化，造成討論價值耗散。
剛剛說的是內容及程序上的准備，其實還有一點重要的就是，需要在共創會前，針對會議目標以及結論導向達成共識，哪怕是發放材料，問卷，會前各小組內部討論，也需要在這點上達成高度共識，這是參與討論的前提，就像是風箏的那根線一樣，讓大家知道主題和目標在哪裡。
4.我們需要對會議價值進行管理。
什麼是對會議價值進行管理呢？其實很簡單。那就是對討論的話題價值，要有判斷和激勵，這個激勵既可以是正向的，也可以是負向的。比如在一場共創會的過程中，你可以制定一些規則去引導產出鼓勵產出好的結論，規范討論步驟：
（1）設定獎項：設定個人及小組團隊獎項。比如我們針對產出最具會議價值的觀點，設置為「本場最佳金點子獎」，針對共創會小組設置「頭腦風暴MVP」獎項。
（2）提名獎項：怎麼選出最佳獎項呢？我們可以讓每組在展示的時候，當發現有一個優秀觀點的時候，其他人可以主動將該觀點寫到黑板上，提名為本場最佳金點子，最後投票產生，一是打破多個組展示後再回顧的遺忘，二是鼓勵發現他人的優秀點子。
（3）避免干擾：這一點，其實是要將集中智慧的效能發揮到最大化，那就是要盡量避免外界的干擾， 比如說每個人將手機放在手機袋中，比如減少外出的引導，減少非相關話題的討論。
（4）時間有序：這一點，是將會議時間合理分區，每個時間區域，需要有對應的功能性和指向性，不能過於發散和超時拖堂。可以用不同道具進行規范，比如放個時鍾在討論組旁邊，比如定時的提醒等等。
【金詞銀句】071期：
1.掌握信息的四重境界
（1）你知道一點事實；（2）你知道更多事實；（3）你知道事實之間的脈絡；（4）你知道脈絡的演化節奏。
2.保持跟周圍環境的差異和獨特性，就是在避免死亡。
有生命的生物體，它的各項技能和周圍環境是很不一樣的。人的體溫就比周圍的環境溫度要高，但是如果有一天，身體的某項技能指標，比如溫度，酸鹼度，水分和電荷，與其他周圍環境不一樣了，那意味著這個生命體就死掉了，就融為了環境。
3.多少好答案久藏於世，苦等一個好問題。
其實這句話是最近聽來的，之所以覺得有意思，是因為我發現，身邊有些高手，總是能通過一個問題，來解決一個問題。久藏於世的答案，就像是早早地就在等你了一樣，只可惜你沒有撥開雲霧一步一步去問到它，找對最關鍵的問題，也就相當於找到了最關鍵的答案。
F. 如何考慮開會的成本
簡介：大多數經理人員對花費在開會上的時間之多感到有壓力。可是究竟有多少會議能真正解決問題？如果你考慮過會議真正的代價，你安排和出席的會議就會少得多。 正文： 大多數經理人員對花費在開會上的時間之多感到有壓力。可是究竟有多少會議能真正解決問題？如果你考慮過會議真正的代價，你安排和出席的會議就會少得多。 1.1.1 定義會議 商業會議由若幹人參加，他們聚到一起是為了解決問題或做出決定。幾個同事在走廊里偶然相遇，也可以說是一個會議。然而，大多數工作會議比較正式，有預先確定的時間和地點。這些會議可以是與高級經理、同事或客戶一對一的會議，但通常有兩人以上參加。典型的會議有一個明確的目標，並概括於方程（一張議事清單）上，議程預先在與會者中傳閱。 1.1.2 考慮成本 成功的會議通過將合適的人聚集在一起，使其共同為某個目標貢獻他們的才智，因此能夠節約大量的時間和金錢。然而，有許多會議沒有必要召開，例如小組會議。開始時小組會議曾有一個明確的目標，然而後來成為一個慣例，或者被看成從各自的工作中解脫出來休息一下的機會。殊不知這是一種代價昂貴的奢侈。任何會議最大的成本通常是與會者的時間——從閱讀議程，准備材料，到出席會議。如果與會者還需長途施行，這個時間也必須計算在內。最後還有「機會成本」 ，即這些與會者若不出席會議，他們能做些什麼，為他們的公司創造多少價值？召集會議之前，必須考慮所有這些成本。 1.1.3 把成本加起來 要計算出一個會議的總成本，首先計算全部出席人員的總薪金，加上他們每年在各自單位的日常開支，然後將其和除以一年中的工作小數（每周工作時數乘以每年工作周數） 。另外還需計算召開會議每小時所需的雜項支出，如房租。兩項之和是會議每小時的成本。會議達成的最終結果是否真正值這么多錢？可能值得的， 但你經常要考慮的是如何用盡量少的成本，而事半功倍地達到同樣的效果。 現在越來越多的企業，已經慢慢的像電話會議進行轉型，電話會議可以說是成本最低的會議。只要購買會議電話機，進行電話的值，然後在電話會議系統的幫助下就可以進行會議的召開。
G. 商務會議經費預算如何制定
北京郊區會議酒店
的申經理告訴你，通常而言，會議的經費預算一般包括以下幾項支出內容：
(1)會議費主要包括：
會議場地租金——通常而言，場地的租賃已經包含某些常用設施，譬如激光指示筆、音響系統、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性筆、粉筆等，但一些非常規設施並不涵蓋在內——比如投影設備、臨時性的裝飾物、展架等，需要加裝非主席台發言線路時也可能需要另外的預算。
會議設施租賃費用——此部分費用主要是租賃一些特殊設備，如投影儀、筆記本電腦、移動式同聲翻譯系統、會場展示系統、多媒體系統、攝錄設備等，租賃時通常需要支付一定的使用保證金，租賃費用中包括設備的技術支持與維護費用。值得注意的是在租賃時應對設備的各類功效參數作出具體要求的方式來表現。注意在安排的時間上要合理，同時要留有餘地，一般來說，前面的時間、進度要安排得緊湊一些，保證後面有時間來調整、完善。
(2)培訓費：主要包括請專家、學者講課的酬金等。
(3)資料費：主要是為參會者准備的資料的印刷費等。
(4)住宿費：參會者的食宿費等；(5)交通費
交通費用可以細分為：
1、出發地至會務地的交通費用——包括航班、鐵路、公路、客輪，以及地車站、機場、碼頭至住宿地的交通。
2、會議期間交通費用——主要是會務地交通費用，包括住宿地至會所的交通、會所到餐飲地點的交通、會所到商務交際場地的交通、商務考察交通以及其他與會人員可能使用的預定交通。
3、歡送交通及返程交通——包括航班、鐵路、公路、客輪及住宿地至機場、車站、港口交通費用。(6)其他
制定會議經費預算一方面要本著勤儉辦會、節約辦會的原則，盡量降低會議的成本，另一方面要有一定彈性，即注意留有餘地。