㈠ 如何利用工具高效管理自己的知识
在技术条件下，个人知识管理可以充分利用各种随手可得的主流软硬件工具，结合使用其他方便的辅助小工具。例如微软Office、MS Outlook、Lotus Notes与ICQ、MSN等常用软件，以及概念地图、心智地图、网络日志weblog 和维基网络wiki等辅助小工具。硬件有手机、笔记型计算机、PDA等个人数字工具。基于简单有效和经济实用的原则，个人知识管理系统的构架，包括两个部分：信息网络和知识系统。
1、三维信息网络架构获取大量的有用信息是进行个人知识管理的基础。信息网络代表了收集信息的能力，数据的多少与品质的好坏，成为决定知识产出品质的第一影响因素。一般而言，PKM应该建立至少三个方面的信息网络：人际网络、媒体网络和Internet资源网络。（1）人际网络人际网络是一种无形的网络，也是个人学习知识的一个重要途径。人际网络的建立和维持并不容易，一旦 个人知识管理建立，往往成为可以获得最直接最深入问题信息的来源。人际交往中可以学到很多书本上、软件中学不到的知识——隐性知识。人际圈子越广，交往的人员的素质越好，可以学到的知识越多。因此，要扩大自己的交往圈子，充分利用各种软硬件工具，如ICQ、MSN、Email和手机、PDA等，多与“柏拉图”为友，多与朋友交流，沟通和讨论，提高自己。
（2）媒体网络媒体是一种实时与广度的信息来源，通过电视广播杂志与报纸，往往可以获得最新的讯息与来自不同角落的新闻。结合自身学习、工作的需要，将经常用到的媒体信息进行分类、鉴别。对那些主要的媒体长期密切关注，让信息的收集成为系统，而非随机性的临时行为。使主要媒体来源的数据讯息及时到达自己的工作桌前，促进自己的知识结构良性发展。
（3）互联网络Internet是人们进行学习的重要工具，能充分利用互联网的强大功能进行学习是现代人的一个重要标志。不论网站还是电子报，不管质量还是数量，Internet的资源都已经超过现有的单一图书馆与媒体。有效的建立网络资源清单，熟悉相关资源所在，将大大提升工作效率。利用互联网进行学习，必须善用搜索引擎工具，充分利用IE的收藏夹，定期备份信息。此外，Blog、Wiki等网络工具也已经被越来越多的人们作为个人知识管理系统所使用。
2、个人的知识系统架构收集数据只是知识管理的第一步，接下来还要建立起自己的知识系统架构。知识系统架构，简单说就是储藏知识的架构。知识架构的系统化，有助于将收集到的数据有效储存和未来的快速索取。
（1）对所需管理的知识进行分类 从个人的角度讲，需要管理的知识资源无外乎以下内容：人际交往资源（如联系人的通讯录、每个人的特点与特长等）、 通讯管理（书信、电子信件、传真等）、个人时间管理工具（事务提醒、待办事宜、个人备忘录）、 网络资源管理（网站管理与连接）、文件档案管理等。对知识的分类，应根据自身需求，按照“我需要什么信息，如何最快找到它”的原则进行操作。知识的专业分类可以根据学习的专业科目来划分，也可参照图书馆文献的分类方法。对于分类学无需深究，只要根据个人情况，在实践中逐渐摸索出自己知识库的最佳分类方法。
（2）选择合适的知识管理工具对个人来说，针对不同的信息可以采用不同的工具，不需要采用统一的入口，只要简单易用，适合自己就行。比如邮件管理，通讯录管理，这是最常见的个人知识管理的一部分。还有就是知识内容的管理，可以采用WIKI和BLOG。
（3）建立个人知识库在知识库中，所有知识都以目录结构分类存放。可以设置一个临时目录来存储那些无法及时处理的信息，待以后再分类，从而保持知识库的干净。此外，文件命名应该简单明了、见名知义，辅以数字编码、时间、来源等为原则。同时，也要建立文件安全、资源删除与更新、交流与共享的规则，以文件的形式妥善地保存下来，并在以后的实践中逐步扩展和完善，建立自己的知识结构体系。这样可以方便信息资源的分类存储、查找和操作，也可避免因时间推移和遗忘而导致的混乱管理，造成大量资源浪费。选择有效的个人知识管理工具，对所有资源进行分类、命名以后，就可以将知识分批放入个人知识库。个人知识库建立起来之后，快速而方便的访问至关重要。一个可以借鉴的方案是网络日志。这种个人发布系统现在越来越多的被用作个人知识管理系统。随着知识的不断丰富和能力增强，也要持续不断对个人知识库进行维护和管理。一般而言，个人应主要作好以下工作：增添新的学习资源和知识类别；删除、修改和更新部分资源；进一步完善个人知识管理准则；协作学习以交流和共享知识；在知识管理的实践过程中，逐步完善个人知识结构。个人知识管理目的
（4）应用已有的知识在个人知识管理上，我们不能只关注知识积累，而不注重知识能量的释放。知识学习和积累的出发点就是对知识的使用，并在知识的利用、交流中创造新的知识。在知识的利用上，一些传统的方法可能对个人知识管理有所帮助，例如归纳和演绎。想要利用已有的知识，既可以在个人占有的大量知识基础上进行归纳，找出事物间的规律，然后应用于实践从而对这种归纳结果进行检验，然后再从实践中修正归纳出的知识；也可以对原有知识进行演绎，帮助新的实践。知识管理中知识的利用方法现在还处于探索阶段，因为它涉及不同个体的知识背景、生活环境、价值观等因素比较复杂。一般来说，应用知识可以遵循下面的规则进行。首先是进行知识收集，把与问题有关的知识找到，在互联网时代这一点并不难做到；然后进行消化吸收，也就是阅读有关资料，包括向专家请教；建立可比较的模型，以专业知识为基础，设计出比较及评价方案；评估报告将完成知识应用过程，在这些模型中挑选出支持决策或得出结论的便是完成知识应用。头脑风暴、专业论坛、沙盘模拟甚至聊天谈话，也都是知识应用的准备阶段，可以帮助个人进行知识加工，形成应用知识的规则意识。
㈡ 如何使用自我管理工具
俗话说：工欲善其事，必先利其器。工具的重要性不言自明，工具可以放大我们的能力，超越我们的生理所能达到的极限，比如交通工具可以让我们以步行难以企及的速度到达目的地。同样，在个人管理方面，工具也可以在实现目标的过程中助我们一臂之力。那么，应当如何使用可以提高生产力的工具呢？使用流程可分为三步：
1.梳理工作流程
拿到一个看上去很复杂很陌生完全无从下手的工具，我们首先要做的是回归常识，拆解流程。正如筷子与叉子是两种不同的工具，而使用筷子与使用叉子吃饭流程是一样的：获取食物－放入口中－工具离开嘴巴，一个好用的app也是符合原有的认知习惯和解决问题流程的。这样，我们可以打破对未知的恐惧，快速上手使用一个新工具。
2.掌握核心操作
这个方法依然符合二八法则，我们最需要掌握的是工具20%的核心功能。我们只需要花几分钟的时间，掌握解决问题关键流程上的关键操作即可。一个软件功能很多，必然意味着操作很复杂，但对于初学者来说，只需要掌握核心操作，够用即可，不必贪多贪全。掌握了简单但核心的工具操作方法，我们的目标落地便指日可待。
3.learning by doing
我们更习惯的方式是learning then doing，习惯了先学会然后再去操作。问题在于需要学的东西太多，总是还没有到达学会的地步，我们就被巨大的任务量吓的退缩放弃了。即使我们意志力足够强大，决心足够坚定，能够坚持学下去，我们似乎也一直在等待，等待学会的那一天再去实践，等待的结果就是目标永远无法落地，一切都是美好的幻想。看起来我们一直很努力，但实际上付出的都是无效的努力，反而会让我们陷入一种自我感动中。
在使用工具的过程中，有两个原则很重要：克制和极致。克制是指只关心最重要、最核心、能够解决我们眼前问题的功能，只选择能以最好方式解决问题的工具。而极致是指在解决问题的过程中，通过不懈的思考与实践，把工具使用到极致，使工具得以发挥最大的价值。
㈢ 我是如何运用各种工具进行目标管理的
曾经，我也只是看起来很努力。
那时，每天为自己安排的时间很满，似乎每周净工作时间（除去喝水吃饭上洗手间接打电话等等）不超过50个小时就要被别人甩在后面。
于是那时会刻意追求小时数，有时坐在桌边已经完全没有思路，却因时间没到而继续保持无效的工作状态，只是为了在周总结时让数字看上去更漂亮一些。
曾经有一年，给自己设定的年阅读目标是50本书，圆满完成后，发现别人一年要读100-200本。于是第二年的目标改为100本。
后来发现在不影响正常工作的情况下要读完100本书，很大程度上只能是翻阅一遍，笔记做得很潦草，还不能阅读大部头需要深度思考的书，因为这样的书认真读完至少要半个月。
为了完成目标，那一年读了十几本文学作品，因为这类书我的阅读速度是很快的，不需要深度思考，不需要笔记，纯属享受。
结果那年也只读完了85本。只是在年底自我总结时，发现这些书读的似乎只是走马观花，能够记住并运用的很少。
于是不再将数量作为每年的读书目标，而是放慢速度，开始做思维导图笔记，开始不断回顾各种学到的知识点，开始将新旧知识联系起来，有时读完一段内容要深入思考很长时间。
这样做的结果是，读书的数量少了，一年不过五六十本，但书中的知识更多被我运用在工作中和生活中。
通过制定年度阅读目标这件事，我开始对其他方面的目标管理进行了思考。
如何才能高效工作和学习？如何将学到的各种工具运用到目标管理中？如何才能终结“低水平勤奋”陷阱？
没有目的的旅行是流浪，没有目标的工作是盲从。高效工作的前提是对预期目标的设定。
下面分享几种我使用的目标管理方法与工具：平衡轮、SMART、黄金思维圈自我提问法、九宫格、甘特图、双轮矩阵。
① 目标的量化管理
一、运用平衡轮进行目标的细分
平衡轮是一个可以帮助你平衡工作与家庭的非常好用的教练工具。它可以在八个维度帮助你达成生活与工作的平衡，分别填写：个 人成长、自我实现、职业规划、家庭（夫妻与未成家子女）、财务状况、健康美丽、关系（父母、亲人、已成家子女、朋友）、休闲娱乐。
将横轴与纵轴十等分，每格一分，用来寻找目标与现实之间的差距，并在轮子外围分别标注要达成的具体目标。
举例：
健康美丽：努力增强体质
现实：每周1-2天跑步锻炼，很少吃水果
现状满意度打分：1分
目标：每周6天跑步锻炼，每天一个苹果。
预计完成分值：8分。
二、运用SMART制定具体目标
举例：
丨个人成长：每年培养1-2个硬本领。
丨2018年要培养的硬本领是：写一手好字。
丨练字的SMART：截止2018年9月30日，可以在课堂上写出板书（对标：某讲师的漂亮板书）；并自10月1日至12月31日，每日抄写一篇诗词，发到朋友圈打卡。
三、 运用黄金思维圈进行自我提问，探索自己的深层需求
黄金思维圈最早由是西蒙·斯涅克在TED演讲中提到的，是我们认知世界的方式，也是我们看问题的三个层面：
丨What层面，即事情的表象，我们具体做的每一件事；
丨How层面：我们如何实现想要做的事情；
丨Why层面：也就是我们为什么做这样的事情。西蒙建议我们，如果想要更好地看透问题的本质，应该培养问“为什么”的习惯。
通过问自己一个又一个的“为什么”，你可以挖掘到自己最深层次的需求，在坚持目标的过程中就不会轻易放弃。
例：
为什么要练字（why） ：因为字太丑，无法在课堂上写板书；曾有学员请我为他们签字，推脱不成签下的字令我至今羞愧不已。
如何实现（how） ：购买字帖与硬笔书法课程，每晚练字；
具体做的事（what） ：
1.每晚练字30-60分；
2.学习硬笔书法课程，按照老师的要求完成练习和作业；
3.先用薄纸摹，再于米字格上临，最后在白纸上练；
4.日常收集书写漂亮的字，研究其架构及书写方法。
② 立即行动，对目标实施全天候管理
四、用九宫格记录每一天所做与目标有关的事
（中间的格子我加入了一项：小确幸。它用来记录每一天生活中小小的幸运与美好，提高你的幸福度。）
a.每周周日下午用1个小时的时间制定下周计划；
b.将九宫格画在本子上，填写好每一项任务预计所用时间及计划完成内容；
c.每晚睡觉前打开笔记本，为每一项任务打勾，检查完成情况：是否足够专注、是否按计划如期完成、如没有完成原因是什么、哪些时间是没必要浪费的、第二天如何做得更好。
五、用甘特图记录进度
在我的课程开发与课程精进，以及自己想要培养的好习惯方面会使用。如：每次练字后会在甘特图上做标注。
③进行反思与总结
六、使用双轮矩阵来进行自我剖析与总结
双轮矩阵是大师级教练Paul博士研发出来的一个教练工具。可以帮助你通过对上一周行为进行反思，并制定下一周的行动计划。
丨第一个轮子：
为本周所做的事情打分，并用不同颜色标注，可迅速清晰自己的完成情况；
建议你去买一盒彩笔，每个维度的分数用不同颜色标注，形成视觉冲击的同时结合左右脑优势，让你对自己有比较深的觉察。
同时也建议你用手写，写写画画不仅是缓解压力的方式之一，同时据TOPPAN FORMS株式会社实验得出的结论：手写时与看电子设备时大脑的作用方式不同，理解信息的部位——前额皮层的反应更强烈。
丨第二个轮子：
下周要做什么事？哪些事要打分在9分以上？
用双轮矩阵进行月度、季度、年度汇总，你就可以随时觉察自己在这一年中不同的时间段目标的达成情况，以及在哪些地方浪费了多少时间，并及时进行自我调整。
以上是我近几年通过向高手学习并实践，逐步摸索出的适合自己的一套方法，仍在不断调整与更新中。学会运用各种工具进行目标和时间管理，是摆脱无效或低效努力的方法之一。
功不唐捐，愿我们都能通过高效努力成长为更好的自己。
㈣ 生产工具如何管理
生产工具分类管理，小型工具个人按定额领取个人保管。超额领用与奖惩挂钩，中型工具集中保管凭工具借用牌借用，非正常损坏与奖罚挂钩。大型工具专职保管专人使用，未取得专业技能的不允许使用。
㈤ 工具借用管理制度
工具借用制度
工具借用制度是为确保正常使用。工具借用按时间分可分为临时借用和长期领用，长期领用又可分个人领用和公共领用。
6.1临时借用工具，由使用人填写临时借用工具表（表3），经批准后，向仓库管理员申请领取，并在员工工具借用登记本上登记。在交还时，仓库管理员亦要在该表上写明交还时间并签收，签收时应检查工具及其附件是否完好无损，若发现问题立即记录，并向主管反映。
6.2个人领用工具的品种根据需要配备，由使用人提出申请，经工程经理/主管批准后到仓库领用（表4），并办理领用手续，领用后个人负责使用保管，离开公司时交还，仓库管理人需作签收记录。
6.3公共领用工具由主管/领班申请，经工程经理/主管批准后，到仓库办理领用手续（表5），领用后由申请人或指定专人负责保管。
6.4工具调换原则上以旧换新，发生丢失和毁损，由保管者写明原因，向上一级领导报告，不属人力不可抗拒的丢失和毁损，由责任人按当时工具的价格赔偿，属长期使用正常磨损或损坏，金额在500元以内由工程部领导批准办理报废手续（表6），超过500元需物业经理批准同意。
6.5工具一律不得带出物业，特殊情况经由部门领导批准同意，办理正式手续方可借出。