㈠ 如何利用工具高效管理自己的知識
在技術條件下，個人知識管理可以充分利用各種隨手可得的主流軟硬體工具，結合使用其他方便的輔助小工具。例如微軟Office、MS Outlook、Lotus Notes與ICQ、MSN等常用軟體，以及概念地圖、心智地圖、網路日誌weblog 和維基網路wiki等輔助小工具。硬體有手機、筆記型計算機、PDA等個人數字工具。基於簡單有效和經濟實用的原則，個人知識管理系統的構架，包括兩個部分：信息網路和知識系統。
1、三維信息網路架構獲取大量的有用信息是進行個人知識管理的基礎。信息網路代表了收集信息的能力，數據的多少與品質的好壞，成為決定知識產出品質的第一影響因素。一般而言，PKM應該建立至少三個方面的信息網路：人際網路、媒體網路和Internet資源網路。（1）人際網路人際網路是一種無形的網路，也是個人學習知識的一個重要途徑。人際網路的建立和維持並不容易，一旦 個人知識管理建立，往往成為可以獲得最直接最深入問題信息的來源。人際交往中可以學到很多書本上、軟體中學不到的知識——隱性知識。人際圈子越廣，交往的人員的素質越好，可以學到的知識越多。因此，要擴大自己的交往圈子，充分利用各種軟硬體工具，如ICQ、MSN、Email和手機、PDA等，多與「柏拉圖」為友，多與朋友交流，溝通和討論，提高自己。
（2）媒體網路媒體是一種實時與廣度的信息來源，通過電視廣播雜志與報紙，往往可以獲得最新的訊息與來自不同角落的新聞。結合自身學習、工作的需要，將經常用到的媒體信息進行分類、鑒別。對那些主要的媒體長期密切關注，讓信息的收集成為系統，而非隨機性的臨時行為。使主要媒體來源的數據訊息及時到達自己的工作桌前，促進自己的知識結構良性發展。
（3）互聯網路Internet是人們進行學習的重要工具，能充分利用互聯網的強大功能進行學習是現代人的一個重要標志。不論網站還是電子報，不管質量還是數量，Internet的資源都已經超過現有的單一圖書館與媒體。有效的建立網路資源清單，熟悉相關資源所在，將大大提升工作效率。利用互聯網進行學習，必須善用搜索引擎工具，充分利用IE的收藏夾，定期備份信息。此外，Blog、Wiki等網路工具也已經被越來越多的人們作為個人知識管理系統所使用。
2、個人的知識系統架構收集數據只是知識管理的第一步，接下來還要建立起自己的知識系統架構。知識系統架構，簡單說就是儲藏知識的架構。知識架構的系統化，有助於將收集到的數據有效儲存和未來的快速索取。
（1）對所需管理的知識進行分類 從個人的角度講，需要管理的知識資源無外乎以下內容：人際交往資源（如聯系人的通訊錄、每個人的特點與特長等）、 通訊管理（書信、電子信件、傳真等）、個人時間管理工具（事務提醒、待辦事宜、個人備忘錄）、 網路資源管理（網站管理與連接）、文件檔案管理等。對知識的分類，應根據自身需求，按照「我需要什麼信息，如何最快找到它」的原則進行操作。知識的專業分類可以根據學習的專業科目來劃分，也可參照圖書館文獻的分類方法。對於分類學無需深究，只要根據個人情況，在實踐中逐漸摸索出自己知識庫的最佳分類方法。
（2）選擇合適的知識管理工具對個人來說，針對不同的信息可以採用不同的工具，不需要採用統一的入口，只要簡單易用，適合自己就行。比如郵件管理，通訊錄管理，這是最常見的個人知識管理的一部分。還有就是知識內容的管理，可以採用WIKI和BLOG。
（3）建立個人知識庫在知識庫中，所有知識都以目錄結構分類存放。可以設置一個臨時目錄來存儲那些無法及時處理的信息，待以後再分類，從而保持知識庫的干凈。此外，文件命名應該簡單明了、見名知義，輔以數字編碼、時間、來源等為原則。同時，也要建立文件安全、資源刪除與更新、交流與共享的規則，以文件的形式妥善地保存下來，並在以後的實踐中逐步擴展和完善，建立自己的知識結構體系。這樣可以方便信息資源的分類存儲、查找和操作，也可避免因時間推移和遺忘而導致的混亂管理，造成大量資源浪費。選擇有效的個人知識管理工具，對所有資源進行分類、命名以後，就可以將知識分批放入個人知識庫。個人知識庫建立起來之後，快速而方便的訪問至關重要。一個可以借鑒的方案是網路日誌。這種個人發布系統現在越來越多的被用作個人知識管理系統。隨著知識的不斷豐富和能力增強，也要持續不斷對個人知識庫進行維護和管理。一般而言，個人應主要作好以下工作：增添新的學習資源和知識類別；刪除、修改和更新部分資源；進一步完善個人知識管理准則；協作學習以交流和共享知識；在知識管理的實踐過程中，逐步完善個人知識結構。個人知識管理目的
（4）應用已有的知識在個人知識管理上，我們不能只關注知識積累，而不注重知識能量的釋放。知識學習和積累的出發點就是對知識的使用，並在知識的利用、交流中創造新的知識。在知識的利用上，一些傳統的方法可能對個人知識管理有所幫助，例如歸納和演繹。想要利用已有的知識，既可以在個人佔有的大量知識基礎上進行歸納，找出事物間的規律，然後應用於實踐從而對這種歸納結果進行檢驗，然後再從實踐中修正歸納出的知識；也可以對原有知識進行演繹，幫助新的實踐。知識管理中知識的利用方法現在還處於探索階段，因為它涉及不同個體的知識背景、生活環境、價值觀等因素比較復雜。一般來說，應用知識可以遵循下面的規則進行。首先是進行知識收集，把與問題有關的知識找到，在互聯網時代這一點並不難做到；然後進行消化吸收，也就是閱讀有關資料，包括向專家請教；建立可比較的模型，以專業知識為基礎，設計出比較及評價方案；評估報告將完成知識應用過程，在這些模型中挑選出支持決策或得出結論的便是完成知識應用。頭腦風暴、專業論壇、沙盤模擬甚至聊天談話，也都是知識應用的准備階段，可以幫助個人進行知識加工，形成應用知識的規則意識。
㈡ 如何使用自我管理工具
俗話說：工欲善其事，必先利其器。工具的重要性不言自明，工具可以放大我們的能力，超越我們的生理所能達到的極限，比如交通工具可以讓我們以步行難以企及的速度到達目的地。同樣，在個人管理方面，工具也可以在實現目標的過程中助我們一臂之力。那麼，應當如何使用可以提高生產力的工具呢？使用流程可分為三步：
1.梳理工作流程
拿到一個看上去很復雜很陌生完全無從下手的工具，我們首先要做的是回歸常識，拆解流程。正如筷子與叉子是兩種不同的工具，而使用筷子與使用叉子吃飯流程是一樣的：獲取食物－放入口中－工具離開嘴巴，一個好用的app也是符合原有的認知習慣和解決問題流程的。這樣，我們可以打破對未知的恐懼，快速上手使用一個新工具。
2.掌握核心操作
這個方法依然符合二八法則，我們最需要掌握的是工具20%的核心功能。我們只需要花幾分鍾的時間，掌握解決問題關鍵流程上的關鍵操作即可。一個軟體功能很多，必然意味著操作很復雜，但對於初學者來說，只需要掌握核心操作，夠用即可，不必貪多貪全。掌握了簡單但核心的工具操作方法，我們的目標落地便指日可待。
3.learning by doing
我們更習慣的方式是learning then doing，習慣了先學會然後再去操作。問題在於需要學的東西太多，總是還沒有到達學會的地步，我們就被巨大的任務量嚇的退縮放棄了。即使我們意志力足夠強大，決心足夠堅定，能夠堅持學下去，我們似乎也一直在等待，等待學會的那一天再去實踐，等待的結果就是目標永遠無法落地，一切都是美好的幻想。看起來我們一直很努力，但實際上付出的都是無效的努力，反而會讓我們陷入一種自我感動中。
在使用工具的過程中，有兩個原則很重要：剋制和極致。剋制是指只關心最重要、最核心、能夠解決我們眼前問題的功能，只選擇能以最好方式解決問題的工具。而極致是指在解決問題的過程中，通過不懈的思考與實踐，把工具使用到極致，使工具得以發揮最大的價值。
㈢ 我是如何運用各種工具進行目標管理的
曾經，我也只是看起來很努力。
那時，每天為自己安排的時間很滿，似乎每周凈工作時間（除去喝水吃飯上洗手間接打電話等等）不超過50個小時就要被別人甩在後面。
於是那時會刻意追求小時數，有時坐在桌邊已經完全沒有思路，卻因時間沒到而繼續保持無效的工作狀態，只是為了在周總結時讓數字看上去更漂亮一些。
曾經有一年，給自己設定的年閱讀目標是50本書，圓滿完成後，發現別人一年要讀100-200本。於是第二年的目標改為100本。
後來發現在不影響正常工作的情況下要讀完100本書，很大程度上只能是翻閱一遍，筆記做得很潦草，還不能閱讀大部頭需要深度思考的書，因為這樣的書認真讀完至少要半個月。
為了完成目標，那一年讀了十幾本文學作品，因為這類書我的閱讀速度是很快的，不需要深度思考，不需要筆記，純屬享受。
結果那年也只讀完了85本。只是在年底自我總結時，發現這些書讀的似乎只是走馬觀花，能夠記住並運用的很少。
於是不再將數量作為每年的讀書目標，而是放慢速度，開始做思維導圖筆記，開始不斷回顧各種學到的知識點，開始將新舊知識聯系起來，有時讀完一段內容要深入思考很長時間。
這樣做的結果是，讀書的數量少了，一年不過五六十本，但書中的知識更多被我運用在工作中和生活中。
通過制定年度閱讀目標這件事，我開始對其他方面的目標管理進行了思考。
如何才能高效工作和學習？如何將學到的各種工具運用到目標管理中？如何才能終結「低水平勤奮」陷阱？
沒有目的的旅行是流浪，沒有目標的工作是盲從。高效工作的前提是對預期目標的設定。
下面分享幾種我使用的目標管理方法與工具：平衡輪、SMART、黃金思維圈自我提問法、九宮格、甘特圖、雙輪矩陣。
① 目標的量化管理
一、運用平衡輪進行目標的細分
平衡輪是一個可以幫助你平衡工作與家庭的非常好用的教練工具。它可以在八個維度幫助你達成生活與工作的平衡，分別填寫：個 人成長、自我實現、職業規劃、家庭（夫妻與未成家子女）、財務狀況、健康美麗、關系（父母、親人、已成家子女、朋友）、休閑娛樂。
將橫軸與縱軸十等分，每格一分，用來尋找目標與現實之間的差距，並在輪子外圍分別標注要達成的具體目標。
舉例：
健康美麗：努力增強體質
現實：每周1-2天跑步鍛煉，很少吃水果
現狀滿意度打分：1分
目標：每周6天跑步鍛煉，每天一個蘋果。
預計完成分值：8分。
二、運用SMART制定具體目標
舉例：
丨個人成長：每年培養1-2個硬本領。
丨2018年要培養的硬本領是：寫一手好字。
丨練字的SMART：截止2018年9月30日，可以在課堂上寫出板書（對標：某講師的漂亮板書）；並自10月1日至12月31日，每日抄寫一篇詩詞，發到朋友圈打卡。
三、 運用黃金思維圈進行自我提問，探索自己的深層需求
黃金思維圈最早由是西蒙·斯涅克在TED演講中提到的，是我們認知世界的方式，也是我們看問題的三個層面：
丨What層面，即事情的表象，我們具體做的每一件事；
丨How層面：我們如何實現想要做的事情；
丨Why層面：也就是我們為什麼做這樣的事情。西蒙建議我們，如果想要更好地看透問題的本質，應該培養問「為什麼」的習慣。
通過問自己一個又一個的「為什麼」，你可以挖掘到自己最深層次的需求，在堅持目標的過程中就不會輕易放棄。
例：
為什麼要練字（why） ：因為字太丑，無法在課堂上寫板書；曾有學員請我為他們簽字，推脫不成簽下的字令我至今羞愧不已。
如何實現（how） ：購買字帖與硬筆書法課程，每晚練字；
具體做的事（what） ：
1.每晚練字30-60分；
2.學習硬筆書法課程，按照老師的要求完成練習和作業；
3.先用薄紙摹，再於米字格上臨，最後在白紙上練；
4.日常收集書寫漂亮的字，研究其架構及書寫方法。
② 立即行動，對目標實施全天候管理
四、用九宮格記錄每一天所做與目標有關的事
（中間的格子我加入了一項：小確幸。它用來記錄每一天生活中小小的幸運與美好，提高你的幸福度。）
a.每周周日下午用1個小時的時間制定下周計劃；
b.將九宮格畫在本子上，填寫好每一項任務預計所用時間及計劃完成內容；
c.每晚睡覺前打開筆記本，為每一項任務打勾，檢查完成情況：是否足夠專注、是否按計劃如期完成、如沒有完成原因是什麼、哪些時間是沒必要浪費的、第二天如何做得更好。
五、用甘特圖記錄進度
在我的課程開發與課程精進，以及自己想要培養的好習慣方面會使用。如：每次練字後會在甘特圖上做標注。
③進行反思與總結
六、使用雙輪矩陣來進行自我剖析與總結
雙輪矩陣是大師級教練Paul博士研發出來的一個教練工具。可以幫助你通過對上一周行為進行反思，並制定下一周的行動計劃。
丨第一個輪子：
為本周所做的事情打分，並用不同顏色標注，可迅速清晰自己的完成情況；
建議你去買一盒彩筆，每個維度的分數用不同顏色標注，形成視覺沖擊的同時結合左右腦優勢，讓你對自己有比較深的覺察。
同時也建議你用手寫，寫寫畫畫不僅是緩解壓力的方式之一，同時據TOPPAN FORMS株式會社實驗得出的結論：手寫時與看電子設備時大腦的作用方式不同，理解信息的部位——前額皮層的反應更強烈。
丨第二個輪子：
下周要做什麼事？哪些事要打分在9分以上？
用雙輪矩陣進行月度、季度、年度匯總，你就可以隨時覺察自己在這一年中不同的時間段目標的達成情況，以及在哪些地方浪費了多少時間，並及時進行自我調整。
以上是我近幾年通過向高手學習並實踐，逐步摸索出的適合自己的一套方法，仍在不斷調整與更新中。學會運用各種工具進行目標和時間管理，是擺脫無效或低效努力的方法之一。
功不唐捐，願我們都能通過高效努力成長為更好的自己。
㈣ 生產工具如何管理
生產工具分類管理，小型工具個人按定額領取個人保管。超額領用與獎懲掛鉤，中型工具集中保管憑工具借用牌借用，非正常損壞與獎罰掛鉤。大型工具專職保管專人使用，未取得專業技能的不允許使用。
㈤ 工具借用管理制度
工具借用制度
工具借用制度是為確保正常使用。工具借用按時間分可分為臨時借用和長期領用，長期領用又可分個人領用和公共領用。
6.1臨時借用工具，由使用人填寫臨時借用工具表（表3），經批准後，向倉庫管理員申請領取，並在員工工具借用登記本上登記。在交還時，倉庫管理員亦要在該表上寫明交還時間並簽收，簽收時應檢查工具及其附件是否完好無損，若發現問題立即記錄，並向主管反映。
6.2個人領用工具的品種根據需要配備，由使用人提出申請，經工程經理/主管批准後到倉庫領用（表4），並辦理領用手續，領用後個人負責使用保管，離開公司時交還，倉庫管理人需作簽收記錄。
6.3公共領用工具由主管/領班申請，經工程經理/主管批准後，到倉庫辦理領用手續（表5），領用後由申請人或指定專人負責保管。
6.4工具調換原則上以舊換新，發生丟失和毀損，由保管者寫明原因，向上一級領導報告，不屬人力不可抗拒的丟失和毀損，由責任人按當時工具的價格賠償，屬長期使用正常磨損或損壞，金額在500元以內由工程部領導批准辦理報廢手續（表6），超過500元需物業經理批准同意。
6.5工具一律不得帶出物業，特殊情況經由部門領導批准同意，辦理正式手續方可借出。