① 如何整理檔案
一、檔案管理
（一）凡是能准確反映公司各項業務活動的文件、材料、聲像、報表，都必須及時歸檔，確保完整無缺。
（二）文檔管理員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，並分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。
（三）檔案內容包括從成立之日起每年在經營管理工作中形成或公司制發的應歸檔的文件材料。
二、文書檔案管理
（一）歸檔范圍
1、行政綜合類：包括重要的會議材料；制定的內部法規性、政策性文件；組織變革、變遷、大事記、年報等文件材料；發展規劃、工作總結匯報；政府機關頒發的重要文件。
2、組織人事\教育培訓類：員工變動表、花名冊、教育培訓卡。
3、會計統計類：年度計劃、統計報表、財務會計預算報表及其說明，各種季度報表、月報表，政府主管部門下發的有關文件材料。
4、質量管理類：質量管理方面的制度。
5、技術類：產品及生產方面技術文檔。
6、銷售紀事類：公司大規模的銷售活動紀事。
（二）文書的檔案立卷
1、歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件頁數，均應齊全完整。
2、在歸檔的文件材料中，應當將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復，分類一起排列，不得分開。
3、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文，放在請示年立卷；跨年度的規劃，歸在文件所針對的第一年立卷；跨年度的總結，放在所針對的最後一年立卷，跨年度的會議文件，歸在會議召開的年度立卷。
三、歸檔時間
公司經營管理活動中的各種合同及常規性報表，根據各自不同的時限要求及時上繳總經理和人力資源部；其它各類檔案如聲像檔案、活動檔案、工程檔案等由各部門暫時保管，月底統一匯總到人力資源部。會計檔案由財務部自行保管。
四、檔案的借閱及銷毀
（一）借閱檔案需按規定辦理借閱手續，在規定的范圍內查閱。不得在檔案上塗改、撕毀，並應及時歸還。
（二）會計檔案一律不準外借。內部調閱應經財務負責人同意。外單位因特殊需要，查閱有關會計檔案時，應持正式公文，並經公司領導同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復印，應經財務負責人同意方可辦理。
（三）定期對檔案進行鑒定，准確地制定檔案銷毀清單，對失去保存價值的檔案，登記造冊，經人力資源部負責人審核，報公司領導批准後方可銷毀，銷毀時需有兩人以上參加，並在銷毀清冊上簽字。
② 企業里的人事檔案都如何整理啊有什麼好的方法能使檔案看起來規范
我就是在人事做檔案，你要先按目錄把各種檔案歸類，做的時候先要把最新的職工登記表的信息做准確，不準要重填。黨齡，團齡，工齡，各種日期都准了，再按批文做幹部職務變動表，做好後按照變動表做好乾部審批任免表，需要補考察材料和考核結果的都補好，敲章。最後打好目錄，裝訂打孔，按籍貫歸類，就可以咯！經過幾個月的練習，我一天能做一本了！開心啊~
③ 單位檔案怎麼整理
單位檔案的整理，我們可以按照下面的方法進行整理。
通過檔案名稱及編號整理
1、檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統含混。
2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。
3、檔案分類各級名稱經確定後，應編制「檔案分類編號表」，即將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。
4、檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增繁時，隨時增補之用。
5、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改。
檔號編定整理方法：
1、案件如系新案，應就「檔案分類編號表」，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。
2、案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。
3、檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。
4、檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫於案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫於右上角。
保存期限整理：
文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理：
1.永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規程及辦事細則；(4)董事會及股東會紀錄；(5)財務報表；(6)政府機關核准文件；(7)不動產所有權狀及其他債權憑證；(8)工程設計圖；(9)其他經核定須永久保存的文書。
2、10年保存：(1)預算、決算書類；(2)會計憑證；(3)事業計劃資料；(4)其他經核定須保存10年的文書。
3、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經核定保存5年的文書。
4、1年保存：結案後無長期保存必要者。
5、規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。
④ 人事管理工作中，怎麼有效的分析員工檔案進行歸類
兩種方法，不過我個人推薦使用第一種方法，自動整理高效很多，不需要花費太多的時間，畢竟HR沒有那麼多的時間去做這種事情。
一、自動整理
你可以試試有員工檔案管理功能的軟體，比如2號人事部這款人事管理軟體，在導入員工檔案數據後，系統會根據表頭信息智能識別出來，然後進行歸類整理，可以直接有效的分析出員工檔案，這個應該是符合你需要的，而且這種自動化的方法效率比手動的方法要高得多。
二、手動整理
1、紙質檔案
1)需要歸入員工檔案的文件:入職資料(包括簡歷、畢業證、體檢等基本信息)、勞動合同、轉正資料、考核資料、調動資料等。
2)外出申請單和出差申請單還有請假單不能歸到員工檔案。
3)編號可直接按工號，沒有工號可按流水號001、002。。020，但是要建立姓名和流水號對應的檢索目錄。袋子上應標明編號，也可加上姓名。
1、電子檔案
1)領導的意思是不是要你建立電子檔案目錄?如果是目錄，肯定放在一張總表上，這樣才好查詢。
2)員工檔案一般不用掃描存電子檔，尤其是中、大型企業員工檔案數量龐大沒有必要。你們人少，看老闆具體要求吧。
⑤ 公司人事檔案如何整理
建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分：材料歸檔制度；檢查核對制度；轉遞制度；保衛保密制度；統計制度。
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最後，將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。 檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀 等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：突發事件之後，如被盜、遺失或水災火災之後：對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失。發現某些損害之後，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。
(3)轉遞制度。轉遞制度是關於檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的，轉遞的大致程序如下：取出應轉走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》；
按發文要求包裝、密封。 在轉遞中應遵循保密原則，一般通過機要交通轉遞，不能交本人自帶。另外，收檔單位在收到檔案，核對無誤後，應在回執上簽字蓋章，及時退回。
(4)保衛保密制度。具體要求如下：對於較大的企業，一般要設專人負責檔案的保管，應齊備必要的存檔設備。庫房備有必要的防火、防潮器材。
庫房、檔案櫃保持清潔，不準存放無關物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關燈關窗，鎖門。
(5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項：人事檔案的數量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設備情況。人事檔案工作人員情況。
(5)公司人力資源部檔案怎麼整理擴展閱讀：
1、員工基本信息登記。
這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業的時候進行登記，有一部分為員工個人填寫（例如：入職員工基本信息表、入職登記表等），還有一些可能需要HR進行填補並一一登記至電子版《員工花名冊》，包括勞動合同的情況。
2、員工入職相關審批文件。
3、員工各類證件。
這一類檔案很多傳統企業會用復印件，不建議僅保留復印件，因為防止有修改爭議，當然更重要的是可能會被毀損，盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。
包括但不限於：入職體檢合格表、上家企業離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用（實習）工作總結、試用期業績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正後薪酬福利確認函（開始入職沒有簽署）、轉正申請、每年度工作總結等。
5、員工參加重要會議、培訓的各類統計與履歷表。
6、員工在企業里的崗位異動記錄。
7、員工調薪、獎懲記錄。
8、勞動合同及保密協議等相關文件。
⑥ 如何做好人事檔案管理工作
做好人事檔案管理工作
1 依法治檔，建立健全檔案管理工作制度
構建完善的檔案資料管控制度體系，保障檔案資料管理工作依照流程化、正規化、科學化的軌道有序運行，這是搞好檔案工作的關鍵。因此，首先要用制度去規范檔案工作；其次要用制度去保證檔案工作，高效完善的組織機構及運作機制是實施檔案管理工作的基本保障。長期的檔案資料管理工作過程提醒我們，在所有建檔部門內部設立完整的檔案管理室，設置檔案管理工作的分管負責人、檔案管理處主任及檔案室工作人員，清晰劃分各部門職責，且依照單位內部設置的具體機構組成狀況配設備兼職型檔案管理人員，由此組建出完整的檔案資料管控網路化機制，其是完全滿足現階段檔案管理部門工作現實需求的。
2 增強檔案信息化管理的安全意識
當今網路訊息化技術使單位人事檔案資料的管理工作走向了高品質、快節奏的發展道路，然而其亦給現實的檔案資料管理過程造成了一些安全缺陷。現階段，一些單位在開展檔案資料訊息化管理工作中，其安全觀念表現出極為的淡薄狀態，往往出現檔案訊息資料的遺失及暴露，並由此帶來巨大的組織功能隱患。並且對電子型檔案資料保管中實施的升格式版本的非兼容品質及不能辨認性，存放檔案材料以及其承載軟體的易受損等問題的輕視，時常可引發對珍貴檔案訊息資源的傷害。在管理中，一定要對人事檔案管理的相關政策進行認真的研究，在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，對訊息參數庫內儲存的相關價值性數據依照運作許可權范圍實施規范化的內容分類及加密處理，須精細處置好訊息檔案資料的保管和運用的關系，不但須消除只求穩定、不思創新的保守思想，還應防範隨意變更、沒有規則的馬虎思想。
3 採用公文制發的方式
檔案是由公文逐漸發展轉化而來的。所以，公文制發的質量，就會對以後的檔案的質量產生重要的影響。這就需要我們在公文制發的時候，應該認真遵從正規化及精準化的模式展開制發工作，進而大幅度提升檔案資料管理品質，促使檔案資料管理過程可以更加精準化及正規化。第一，需真正實現檔案材料所用的紙張及格式的完整匹配，也就是說要使紙張和質量相一致，而且其格式必須統一，完美遵照國家的統一控制基準。第二，須審查在編制發布公文的過程中是否滿足正規的操作程序，公文材料的樣式及其內容是否屬實。第三，須確保編制公文材料的字跡規范清晰，使用規定的文種。這樣，才能夠使日後的檔案資料管控過程能夠真正實現規范化和標准化。
4 實施「以我為主」的立卷歸檔原則即為推進檔案工作標准化、規范化的關鍵環節
其總體任務是達到檢索運用簡潔化、案卷規整化以及應用價值的最高化的檔案保管目標。使用「以我為主」的立卷歸檔原則，全宗的完整性要注意有效地維護。為使檔案完整，在歸檔工作中把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，既要注意歸檔文件防止散失，同時又要分清主次，掌握重點。
5 提高人事檔案管理人員的綜合素質
事業單位人事檔案管理工作在很大程度上都會取決於管理人員的專業素質和道德素質，其承擔的責任是非常重要的。所以，想要加強事業單位人事檔案管理工作的信息化、規范化和標准化，就需要不斷地加強檔案管理人員的專業素質，要注重培訓，提高其專業技能。同時，還需要進行適當的思想道德教育，使其具有一定的政治覺悟，形成一定的管理意識。
⑦ 企業檔案該如何整理
每年的歸檔文件整理，各單位都很重視，但整理與編目不規范的還不少，原因是檔案人員對歸檔文件分類、鑒定等技能掌握得不夠好。為此，筆者對如何規范歸檔文件（即文書檔案）的整理與編目提出了簡明扼要的方法，供大家參考。
第一步 清理文件，即把上一年收發文及帳外文件材料區分為：不歸檔、永久和定期。劃分保管期限要結合《國家檔案局關於機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限的規定》（即國家檔案局8號令）制定好本單位的檔案保管期限表，對照條款，逐份文件進行鑒定。
概要地說，即便於實際工作中掌握的保管期限劃分方法如下：
永久（Y）：
1.收文中針對性文件：A、看是否主送本單位即批復類文件；B、看內容是否反映本單位人與事，如任免、表彰、處分類文件。
2.收文中方針政策性文件，如決定、規定、辦法、意見等。
3.發文中屬本單位主要職能活動的重要的文件材料；本單位開展重大活動形成的文件材料。
4.注重「賬外」文件材料的收集與歸檔（即本單位計劃與總結、各類人員名冊、工資冊、勞動工資年報，重要創建活動文件材料等）。
定期30年（D30）：
1.收文：上級主管機關下發的需要長期執行的方針政策性文件（如註明試行的、暫行的辦法、條例、規定等；非主要職能工作但要貫徹的政策法規；
2.發文：本單位形成的比較重要的業務文件材料（大致包括：內部管理制度，獎勵制度，業務操作規程等）。
定期10年（D10）：
1.收文：上級主管機關及本地區各部、局、辦普發的短期內需要查考的文件；
2.本單位形成的事務性的、辦理一般性工作形成的文件。
簡單扼要地講，區（縣）級機關、文件數量比較大，特別是要進館的單位，區分保期限期盡量按照國家檔案局8號令的規定來；文件數量不多或比較基層的單位，可以往「自己」靠，即本單位形成的、針對本單位工作的文件材料，其保管期限可從長。
第二步 按件裝訂：界定何為一「件」，具體見《歸檔文件整理規則》。「件」有兩種，①為自然件，這很好界定；②適當的「組件」。文件材料已有電子文檔的，可採用縫紉機軋邊（固定）；後期要掃描加工的，推薦用不銹鋼推訂來裝訂，以便於還原和高速掃描。裝訂後的文件材料，每件敲上「檔號章」。
第三步 排列文件：區分「黨群」、「行政」、「業務」三大類之後在每類的二級類目下按事由排列文件。黨群工作類下設二級類目，一般設：①黨務、②工會，③共青團、④婦女工作、⑤學(協)會，在①下按時間排列文件，②③④⑤同上，文件數量少的單位可在黨群類下直接按二級類目排列。
行政管理類下設二級類目，一般有：①組織人事；②政(事)務；③財產管理，①下按時間先後排列，②③同理。(政務：文字秘書工作；事務：後勤保障一類；財產管理即審計、會計、經費、車輛、設備、房產管理等工作中形成的文件材料)。
業務管理類：本單位業務管理工作中形成的文件材料，要根據各單位主管業務的不同情況，區分屬類、排列文件。
第四步 編號：永久、定期30年、定期10年分別編三個流水號，一年一編（即填寫檔號章上的歸檔信息）。
第五步 編目：按保管期限分別填寫《歸檔文件目錄》。
第六步 填寫備考表，裝盒、填寫脊背（可統一用數字、代碼章印上，以保持整潔與美觀。
⑧ 人事檔案怎麼管理啊
(1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關內容；最後，將新材料放入檔案。
(2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉爛，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。
檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下，也要進行檢查核對：
1、突發事件之後，如被盜、遺失或水災火災之後：
2、對有些檔案發生疑問之後，如不能確定某份材料是否丟失。
3、發現某些損害之後，如發現材料變霉，發現了蟲蛀等。
轉遞制度。轉遞制度是關於檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的。
(8)公司人力資源部檔案怎麼整理擴展閱讀：
檔案八大功能。
其一、取消暫緩就業後，保留幹部身份，大學畢業後由學生身份轉為幹部身份；
其二、不需要辦理暫住證，並可以申請入住公租房和申購經濟適用房；
其三、參加公務員或事業單位考試，可以提供身份證明；
其四、南方人才市場檔案掛靠可在廣州辦理各種職稱評審及考證；
其五、辦理社會養老、工傷、失業、醫療保險、住房公積金；
其六、連續計算工齡，對需要廣州戶口的崗位將不再失去競爭機會；
其七、辦理工作調動時需要個人檔案；
其八、身份證、港澳通行證和出國護照等可即時在廣州辦理。
檔案的作用
真正能證明你學習經歷的就是你的檔案。檔案裡面有你各個時期的學籍卡、成績單、各方面的評語、獲獎證明、還有你的黨團材料。這些都是原始材料，不可復制。檔案雖然「光輝不再」，但並不等於是隨處可丟棄的「雞肋」，專家建議：應屆生應關心自己的檔案，免得未來不必要的麻煩。
檔案與工齡：很多大學畢業生找到工作後，沒有及時辦理參加工作手續，工作幾年後仍然是學生身份，從而影響了自己的轉正定級，也影響到工齡和退休金的計算。
檔案與福利：畢業生在個人辦理養老保險、繼續深造(如出國、考研)、考公務員等事關個人切身利益的問題時，都要用到檔案。
檔案與因公出國政審：因公出國政審也必定要依據人事檔案進行政治審查，如果檔案材料不全，政審機構就會拒絕審查。
補辦檔案與原始材料：雖然現在有的單位可以補辦新檔案，但以前的經歷、工資、職稱等歷史原始材料將不復存在，勢必造成一定損失。
⑨ 企業人事檔案如何建立與管理
企業人事檔案如何建立
企業人事檔案
建立
人事檔案是企業人事管理活動中形成的,以
個人
為單位組合起來,以備考察的文字材料。人事檔案是企業員工信息的重要載體,
歷史
、全面、真實地記載和反映著員工個人經歷、能力和德才的綜合表現。人事檔案包括員工的經歷、家庭情況、社會關系、成長歷史,員工在工作調動、職務提升、思想品德、業務才能所作的鑒定和評價材料;學歷和評聘專業技術職務材料;政治歷史情況的審查材料;參加中國共-產-黨、共青團及民-主黨派的材料;各種獎勵、處分材料;錄用、仸免、聘用、轉業、工資、待遇、 出國、退(離)休、退職材料(包括
工人
的招用、
勞動
合同、調動、復員退伍、保險福利待遇等材料)等十多項內容。就企業而言,准確、齊全、完整的員工人事檔案管理管理工作人事檔案是全面考察了解、正確評價和使用人才的重要依據。是促進人才合理流動、合理配置和合理使用,保證人才隊伍素質的重要措施,特別是對專業技術人員職稱晉升、幹部選拔方面有著重要的意義。就人力資源部門而言,認真審閱接收、收集整理員工人事檔案管理就能為企業決策者提供准確、齊全、完整情況,為合理配置人力資源提供有力依據。就企業員工個人而言,檔案反映的是人生的歷程。是記載人生軌跡的重要依據。它真實記錄著每個人在
學習
、工作中的成就及過失。是評價一個人供最基本、最權威的證明材料,,具有法律效用,實行養老保險社會統籌之後,參加養老保險統籌還須通過人事檔案管理中記載的工齡來確認,因
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此,人事檔案管理在現階段和今後一個相當長的時期,無論對單位和個人都有不可替代的作用。
目前企業人事檔案管理工作,還存在不少問題,主要表現在:隨著市場經濟的發展,工作中心的轉移,組織人事政審工作相對減少,原來
計劃
經濟用人單位招人時遵循的是「先審閱人事檔案管理後決定是否接收」的思維定式和工作套路,在人才流動頻繁的今天被逐漸打破,許多單位用人不再審檔,認為人事檔案「沒什麼用了」、「作用低了」,特別是私營民營企業等沒有人事主管權的非公有制單位,懷著一種要不要人事檔案管理無所謂的態度,根本就沒有設立檔案管理部門。對人事檔案管理的要求有所松動。有些企業盡管有人事檔案管理部門,但由於負責管理負責的是企業的組織或人事部門,這些部門不能為企業帶來直接的經濟效益,所以企業決策者對人事檔案管理工作不十分重視,在管理
制度