1. 費用報銷管理流程如何簡化
對於目前很多企業傳統報銷的工作體驗來講，已經可以通過一些比較好的工具，來輔助我們帶來更好的工作效率體驗。比如我們是不是可以把報銷這樣沒有附加價值的事務型工作給告別掉？在整個報銷環節中，我相信最頭疼的幾個事就是我們員工自己墊資，收集一大堆散票後，還要按標准規格去填寫好報銷單，貼好發票，再交給財務部門，有問題還會被打回來，沒問題就是一段長時間的審批流程，最後墊資款回到手上後相信比拿到工資還要難吧？我之前在的一家公司就有用一款軟體，叫分貝通！使用他們最大的方便之處就是，我不用自己墊資，出差途中我不用問行政問財務哪些消費是可以報銷的，我能消費多少，在工具里都已經給我設置好了，這樣減少的溝通成本也是非常好，相信財務行政同事也非常開心不用接我們的騷擾電話了吧？哈哈哈哈… 在一款APP里，我就能達到預定機票 酒店 火車 打車 用餐的消費，且都不需要去前台開發票，因為軟體方會與企業直接結算，開票！無形之中，我的工作中就已經沒有報銷這個工作內容了…從以前的每個月貼報銷，催報銷的時間中解放出來，我直接去干更多有意義的事了！科技改變生活，一款為企業員工開發的軟體~
2. 費用報銷，如何避免重復報銷
可以使用費耘電子發票管理系統，來進行電子發票報銷的查重管理。批量上傳電子發票，系統將自動與資料庫的數據進行比對，如果之前提交過相同的電子發票，就會提示重復錄入並且標記預警發票狀態；如果之前沒有錄入過，點擊提交，就能夠將發票全結構化信息自動生成台賬，隨時支持表格導出，電子發票原件隨時可以下載。
另外系統支持員工賬號登錄進行發票錄入，不會受地域和設備的限制，所以報銷人員錄入的發票會同步到財務的台賬中，信息同步實時更新，無論何時何地報銷都不會出現發票重復錄入的情況。
3. 如何才能較好的控制企業費用支出
一、規范費用報銷制度
企業報銷制度不規范是企業管理過程中普遍存在的薄弱環節，企業負責人簽字後如何處理報銷事宜一直是困擾財務人員的主要問題。要解決這個問題，我認為由於企業財務人員畢竟權利有限，只能從集團公司的高度出台制度予以規范和強調，企業報銷流程必須在履行財務的審核手續後才能向各級領導層層審批，財務審核必須處於第一環節。同時，對於大額支出以及非生產性設備的購置必須履行必要的審批手續，無條件執行集團公司的各項管理制度。
二、加強發票審核制度
從抽取檢查的憑證中發現存在假票、廢票、不相關票據現象，同時也存在無該地出差記錄卻報銷外地餐飲、出租發票現象。財務人員在票據審核時應加以注意，不能只管金額正確而忽視票據的真實性和合理性。同時，財務人員對於合同、協議等手續的完善必須起到把關作用。對於發票審核制度，集團公司可以匯集發票審核中出現的問題，出台制度予以規范。
三、完善備用金制度
從燃氣公司的備用金使用情況來看，不僅涉及人員多、金額大，而且報銷時間跨度長。對於備用金管理制度，企業一定要在人員許可權、報銷制度方面做詳細規定。
四、建立完善內控制度
集團公司可以利用內部控制制度約束費用開支的隨意性，企業也可按照財政部內控管理辦法並結合自身實際，建立自身的內部控制制度。對於金額較大或超預算項目必須執行董事會決議制度或辦公會議討論制度，從而增強費用開支的透明性，堵塞管理漏洞。
五、嚴格預算制度
預算控制是費用控制非常重要的手段之一，對於預算的監控可以從預算的編制和執行控制兩方面著手。
（一）、保證費用預算編制的合理性
預算編制的合理性是保證預算執行合理性的基礎，如何判斷企業費用預算編制的合理性，我認為可從以下幾個方面入手。
1、深入了解預算編制
俗語說：沒有了解就沒有發言權。不了解企業編制的流程以及標准就無法判斷企業預算編制的合理性。集團公司可以嘗試每年參與一個二級企業的預算編制和匯總流程，選擇一至兩個三級企業進行深入了解，實際掌握企業預算編制的第一手資料。同時，對於預算編制較好的企業，可以樹立典型加以推廣。
2、按照上年企業第二、三季度費用總額的2倍為基礎進行判斷
從實際工作經驗來看，由於第一季度涉及春節，第四季度涉及年末，是企業費用水份較多的時間段。相比而言，第二、三季度的費用相對真實一些。簡單判斷企業費用預算的合理性，可以以企業上年度第二、三季度費用總額的2倍為基礎進行判斷。
（二）、嚴格控制預算執行
對於費用預算的控制，可以從企業和集團公司兩方面進行控制。
1、企業控制
在企業方面，可以設立預算監督員，對於各部門或子公司的預算進行監督、考核，對於預算執行情況進行及時通報，把握預算執行進度。
2、集團公司控制
在集團公司方面，可以利用資金集中管理的有利條件，對企業預算總額進行季度監督，當企業接近預算額時，應提前告知並停止支付。
六、加強職工監督
職工是企業的主任，職工有權利了解企業的經營情況。對於每月的收支情況，可以推行收支公布制，按時公開企業收支情況；每半年應在職代會上公布半年的收支情況尤其是費用開支情況，接受職工質詢和監督。
七、關於籌備處費用的控制
（一）、規范會計核算
規范會計核算是費用控制的基礎。像對於籌備處來說，企業將發生的各種費用、購置的各種資產全部納入「其他應收款」管理，不僅逃脫了預算管理范疇，對於企業資產的管理也是非常不利的。對於籌備處的費用開支，必須單獨建賬、單獨核算，將費用和資產真實反映在企業帳簿中。
（二）、充分了解籌備處需支出的項目
對於籌備處，賬簿中反映的僅僅是數字而已，我們還應該充分了解其真實內容，了解爭取項目需要支出的項目有哪些，每一項內容預計需發生多少費用等等。
（三）、利用多個籌備處費用開支的橫向比較判斷合理性
如同時開始多個籌備處的，可以利用多個籌備處之間費用開支以及籌備進度的橫向比較來判斷費用開支的合理性。
（四）、按照產出後若干年的預計收入總額為基礎判斷合理性
對於工程籌備處費用發生多少為適宜，我認為應與收入相掛鉤，可以參照工程投入運行後一年或若干年的預計收入來考量，同時考慮籌備期的期限。具體可以等某個籌備處完工投入運行後具體分析測算。
4. 如何控制公司費用預算和報銷
先按公司的具體情況制定出各部門費用的最高限額，也可根據以前年度費用的實際報銷額制定出費用的最高限額，並制度單據和審批和報銷流程，財務部門根據這些制度進行嚴格審查，就能控制公司的費用預算和報銷額。
5. 費用報銷控制制度
財務管理規范化制度----借款和費用報銷及審批程序制度一
1, 目的
為嚴格控制公司費用支出,加強費用管理,提高公司效益,本著合理,節約的原則,根據公司財務資金管理的有關規定,制定本制度.
2, 定義
本制度中所稱費用是指集團公司生產,行政,營銷等方面的管理費用.
3, 范圍
本制度適用對象為集團公司所有人員.
4,職責
4.1,當事人負責申請及相關表單內容的填寫.
4.2,部門主管,分公司負責人,主管總監(總裁助理)或總裁負責對事項真實性的審核及授權金額費用的審批.
4.3,集團公司辦財務專員負責款項支付申請的初步審批.
4.4,財務專員負責駐外辦事處人員費用報銷憑證的審核和所有費用的稽核.
4.5,財務主辦會計負責除駐外辦事處人員之外的相關費用憑證的審核.
4.6,總裁負責相關費用和本制度的最終審批.
4.7,出納負責款項的收入或支出.
4.8,集團公司財務部負責制度的編制與執行.
4.9,集團公司財務總監負責本制度的協助編制,審核,培訓落實與監控執行.
4.10,總裁負責本制度的批准.
5,內容
5.1,請款流程(其它廣告,參展等費用請款在5.3審批許可權條款另加說明)
5.1.1,請款:請款人根據專項事務費用需要填寫《請款單》,按5.3審批許可權條款規定報上級簽核.
5.1.2,審核:請款人將經上級簽核後的《請款單》按5.3審批許可權條款規定送交財務專員.
5.1.3,支出:財務專員審批後的《請款單》進行復核,然後由出納根據復核後的《請款單》,向請款人支付款項,同時請款人須在《請款單》上簽字.
5.1.4,請款5000元以上的大額備用金須提前一天通知財務部.
5.1.5,管理部門公務較多的人員可實行定額備用金,即可按規定預支保證公務合理工作需要的一定限額備用金,報銷時可不抵借支,直接支取現金(詳見表1):
財務管理規范化制度----借款和費用報銷及審批程序制度二5.1.6,備用金借支人須在公務完畢後5個工作日內到財務部結清備用金.實行定額備用金的借支人須每3個月結清一次.原則上借支人必須按規定時限及時結清備用金,前款不清後款不借.如情況特殊,必須報請主管總監(總裁助理)或分公司負責人,以至總裁批復,依批復意見處理.
5.1.7,每年12月31日前,除12月下旬借支外其餘所有個人借支的備用金都必須結清歸還,逾期不還的,一次或分次從工資中扣回.
5.1.8,《請款單》是財務賬務處理的依據之一,除當日借支當日歸還的以外,報銷費用時《請款單》不予退還;歸還多借備用金時,由往來帳會計開具收據給報銷者本人,請款單也不予歸還,收據須妥善保管備查.
5.1.9,備用金是為保證公務需要而設,因私不得借支備用金.
5.2,費用報銷程序
5.2.1,報銷流程
5.2.1.1,報銷:報銷人自行粘貼票據並填制費用《報銷單》或《差旅費報銷單》,按5,3審批許可權條款規定報上級簽核.
5.2.1.2,審核:報銷人將經上級簽核後的《報銷單》按5,3審批許可權規定送交財務部門.
5.2.1.3,支出:財務部門按5,3審批許可權條款許可權審核後,由出納根據復核後的報銷憑證,向報銷人支付報銷款或收取歸還的備用金餘款;出納收取歸還的備用金餘款往來帳會計須向報銷人開具收據,《請款單》不予退回;報銷人領取報銷款項須在《報銷單》上簽字.
5.2.2,對原始票據的要求
5.2.2.1,所有票據:必須是合法的正式發票.
5.2.2.2,特殊情況:收據(財政票據除外)及白條必須有分公司負責人,主管總監(總裁助理)或總裁在相應票據註明簽字後才予報銷.
5.2.2.3,撕票:當事人必須於票面註明車號車牌,起止時間和地點(市內短途除外),並經分公司負責人,主管總監(總裁助理)或總裁核准簽字後才予報銷.
5.2.2.4,罰款單據:公務中因個人原因違章的罰款單據不予報銷.
5.2.2.5,發生的住宿,采購物料等費用必須註明公司名稱,如發生填報有誤,因此造成公司損失當事人需承擔50%的責任.
5.2.2.6,原始票據的粘貼:交通票據等小票據的粘貼范圍以粘貼單大小為界,須緊靠粘貼單頂界和右界從右往左橫向粘貼,覆蓋粘貼的相鄰票據間須留出一定間隔距離,票據較多時,可分行粘貼,不得豎向粘貼.
5.2.2.7,原始票據必須按交通票據,住宿票,招待票,通信票等不同類別和不同金額,分門別類進行粘貼,不能混合粘貼.
5.2.2.8,除交通票據外的其他票據,報銷人須在每張票據正面空白處註明票據金額開支的用途並簽名.
5.2.2.9,不符合上述規定要求的報銷單據,財務部有權退回,要求報銷人重新整理.
5.2.3,費用報銷後,由財務部記入相關費用明細科目, 按月上報總裁或其授權人審核.業務人員的費用列入個人銷售費用進行成本考核.所有票據涉及二次簽字的每月匯總報表交總裁或其授權人.二次簽字情況主要有:撕票,空白發票等.
5.3,審批許可權
5.3.1,備用金借支和費用的報銷金額在2000元(含)以下的,由部門部長確認,分公司負責人,主管總監(總裁助理)審核,財務專員簽字批准借支,主辦會計審核報銷憑證,可直接辦理,事後集中報總裁或其授權人補簽.
5.3.2,備用金借支和費用的報銷金額在2000元以上的,由部門部長確認,分公司負責人,主管總監(總裁助理)審核,財務專員簽字批准借支,主辦會計審核報銷憑證後,報總裁或其授權人審批後辦理.
5.3.3,部門部長備用金借支和費用報銷金額的,由公司負責人,主管總監(總裁助理)審核確認,財務專員簽字復核借支,主辦會計審核報銷憑證後,報總裁或其授權人審批.
5.3.4,公司負責人,主管總監(總裁助理)的費用報銷由主辦會計簽字審核後,報總裁或其授權人審批.
5.3.5,駐外辦事處人員費用憑證的審核由財務專員代為辦理,其它同上.
5.3.6,其它廣告,參展或專項等費用由總裁委託授權經辦人,提請財務專員審核,直接提交總裁或其授權人審批辦理執行.
5.3.7,相關人員出差或外出時,由其部門職務代理人電話請示代為簽字.
5.4,出差補貼標准
5.4.1,出差是指公司員工受公司主管負責人派遣在公司辦公所在地城市以外的地區履行公世務,並根據本制度的規定享受相應標準的出差補貼,伙食補貼和交通補貼.
5.4.2,公司員工出差應嚴格履行報批手續,未經批准不得自行出差,自行出差或因私出差所發生的旅差費均由其本人自行承擔,公司不予報銷.
5.4.3,公司各部門應嚴格控制出差人數,並考慮其完成任務的期限,確定合理出差日期,逾期出差應向上一級主管負責人報告,對因公出差人員,按相應標准報銷出差費用.
5.4.4,有關標准
5.4.4.1,長途出差交通工具乘坐標准(表2):
備注:1,兼職人員補貼歸口在相應專職公司領取,不重復享受補貼.
5.4.5,相關事項說明
5.4.5.1,在途期間以正午12點為界,出發起程在12點以前,返程到達在12點以後(以正常交通時間為准)按一天計算,其他按半天計算.
5.4.5.2,出差乘坐火車從晚上8點到次日早晨7點之間超過6小時,或連續乘車超過12小時的,可報銷火車硬(或軟)卧票(若為公司節約,則可享受30%硬座補貼).
5.4.5.3,出差人員當日有招待費發票的,當日不計算伙食補貼;當日有計程車票的,當日不計算交通補貼.招待費發票日期欄必須填寫清楚並說明招待事由及相關人員,招待費發票未註明日期的,不予報銷.一張招待費發票視同一天發生招待費並不予計算伙食補貼.需要乘坐計程車必須向部門負責人請示批准,報銷時計程車票必須註明往返地點及用車事由,並經部門負責人二次簽字,乘坐計程車的不予計算交通補貼.
5.4.5.4 ,出差人員交通費用報銷原則上起,返程必須有電腦票;住宿費用報銷需註明日期與時間,當日正午12點遞延6小時內需起程的必須退房.
5.4.5.5,出差人員的交通住宿費用在標准內據實報銷,超支部分自理.但參加包括住宿,市內交通與生活費用在內的會議和由邀請方承擔費用的會議,不享受任何補助.
5.4.5.6,公司員工隨同主管及以上級人員一同出差,其住宿標准可按主管及以上級人員相應標准執行;公司員工隨同總經理一同出差,原則上不予發放伙食補貼和交通補貼;兩人同住只能一人報銷住宿費用.
5.4.5.7,考慮到全國各地實際情況的不同,為避免因住宿標准局限性給出差帶來困難,不利於工作開展,給公司形象帶來負面影響及增加個人負擔,若因情況特殊,須報請分公司負責人,總監(總裁助理)或副總裁,總裁或授權人批准方可允許按實報銷.
5.4.5.8,司機帶車出差且當天不能返回的,實行每天住宿,生活補貼,不享受交通補貼,標准參見一般員工包干標准.
5.4.5.9,公司員工非因公需要繞行的,只能報銷直達票價,差額自負,期間不享受伙食補貼,住宿補貼和交通補貼.
5.4.6,所有報銷單據,依審批許可權簽核後,集中交到財務部,由指定負責人於每天8:30統一呈送總裁或其授權人進行最終審核批准,然後由財務通知報銷人報銷.
6,相關表單
6.1,《請款單》
6.2,《費用報銷單》
6.3,《差旅費報》
6.4,《財務審批許可權表》