1. office的實用技巧
一、讓不同類型數據用不同顏色顯示
在工資表中，如果想讓大於等於2000元的工資總額以「紅色」顯示，
大於等於1500元的工資總額以「藍色」顯示，低於1000元的工資總額以「
棕色」顯示，其它以「黑色」顯示，我們可以這樣設置。
1.打開「工資表」工作簿，選中「工資總額」所在列，執行「格式→
條件格式」命令，打開「條件格式」對話框。單擊第二個方框右側的下拉
按鈕，選中「大於或等於」選項，在後面的方框中輸入數值「2000」。單
擊「格式」按鈕，打開「單元格格式」對話框，將「字體」的「顏色」設
置為「紅色」。
2.按「添加」按鈕，並仿照上面的操作設置好其它條件(大於等於1500
，字體設置為「藍色」；小於1000，字體設置為「棕色」)。
3.設置完成後，按下「確定」按鈕。
看看工資表吧，工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出
來了。
二、建立分類下拉列表填充項
我們常常要將企業的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利
用「數據有效性」功能建了一個分類下拉列表填充項。
1.在Sheet2中，將企業名稱按類別(如「工業企業」、「商業企業」、
「個體企業」等)分別輸入不同列中，建立一個企業名稱資料庫。
2.選中A列(「工業企業」名稱所在列)，在「名稱」欄內，輸入「工業
企業」字元後，按「回車」鍵進行確認。
仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為「商業企業」、「個體企
業」……
3.切換到Sheet1中，選中需要輸入「企業類別」的列(如C列)，執行「
數據→有效性」命令，打開「數據有效性」對話框。在「設置」標簽中，
單擊「允許」右側的下拉按鈕，選中「序列」選項，在下面的「來源」方
框中，輸入「工業企業」，「商業企業」，「個體企業」……序列(各元素
之間用英文逗號隔開)，確定退出。
再選中需要輸入企業名稱的列(如D列)，再打開「數據有效性」對話框
，選中「序列」選項後，在「來源」方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確
定退出。
4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的「企業
類別」填入單元格中。然後選中該單元格對應的D列單元格(如D4)，單擊下
拉按鈕，即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單
元格中。
提示：在以後列印報表時，如果不需要列印「企業類別」列，可以選
中該列，右擊滑鼠，選「隱藏」選項，將該列隱藏起來即可。
三、建立「常用文檔」新菜單
在菜單欄上新建一個「常用文檔」菜單，將常用的工作簿文檔添加到
其中，方便隨時調用。
1.在工具欄空白處右擊滑鼠，選「自定義」選項，打開「自定義」對
話框。在「命令」標簽中，選中「類別」下的「新菜單」項，再將「命令
」下面的「新菜單」拖到菜單欄。
按「更改所選內容」按鈕，在彈出菜單的「命名」框中輸入一個名稱(
如「常用文檔」)。
2.再在「類別」下面任選一項(如「插入」選項)，在右邊「命令」下
面任選一項(如「超鏈接」選項)，將它拖到新菜單(常用文檔)中，並仿照
上面的操作對它進行命名(如「工資表」等)，建立第一個工作簿文檔列表
名稱。
重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。
3.選中「常用文檔」菜單中某個菜單項(如「工資表」等)，右擊滑鼠
，在彈出的快捷菜單中，選「分配超鏈接→打開」選項，打開「分配超鏈
接」對話框。通過按「查找范圍」右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿(
如「工資.xls」等)文件夾，並選中該工作簿文檔。
重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。
4.以後需要打開「常用文檔」菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開
「常用文檔」菜單，單擊其中的相應選項即可。
提示：盡管我們將「超鏈接」選項拖到了「常用文檔」菜單中，但並
不影響「插入」菜單中「超鏈接」菜單項和「常用」工具欄上的「插入超
鏈接」按鈕的功能。
四、製作「專業符號」工具欄
在編輯專業表格時，常常需要輸入一些特殊的專業符號，為了方便輸
入，我們可以製作一個屬於自己的「專業符號」工具欄。
1.執行「工具→宏→錄制新宏」命令，打開「錄制新宏」對話框，輸
入宏名?如「fuhao1」?並將宏保存在「個人宏工作簿」中，然後「確定」
開始錄制。選中「錄制宏」工具欄上的「相對引用」按鈕，然後將需要的
特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊「錄制宏」工具欄上的「停止」按
鈕，完成宏的錄制。
仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入「宏」。
2.打開「自定義」對話框，在「工具欄」標簽中，單擊「新建」按鈕
，彈出「新建工具欄」對話框，輸入名稱——「專業符號」，確定後，即
在工作區中出現一個工具條。
切換到「命令」標簽中，選中「類別」下面的「宏」，將「命令」下
面的「自定義按鈕」項拖到「專業符號」欄上(有多少個特殊符號就拖多少
個按鈕)。
3.選中其中一個「自定義按鈕」，仿照第2個秘技的第1點對它們進行
命名。
4.右擊某個命名後的按鈕，在隨後彈出的快捷菜單中，選「指定宏」
選項，打開「指定宏」對話框，選中相應的宏(如fuhao1等)，確定退出。
重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。
5.關閉「自定義」對話框，以後可以像使用普通工具欄一樣，使用「
專業符號」工具欄，向單元格中快速輸入專業符號了。
五、用「視面管理器」保存多個列印頁面
有的工作表，經常需要列印其中不同的區域，用「視面管理器」吧。
1.打開需要列印的工作表，用滑鼠在不需要列印的行(或列)標上拖拉
，選中它們再右擊滑鼠，在隨後出現的快捷菜單中，選「隱藏」選項，將
不需要列印的行(或列)隱藏起來。
2.執行「視圖→視面管理器」命令，打開「視面管理器」對話框，單
擊「添加」按鈕，彈出「添加視面」對話框，輸入一個名稱(如「上報表」
)後，單擊「確定」按鈕。
3.將隱藏的行(或列)顯示出來，並重復上述操作，「添加」好其它的
列印視面。
4.以後需要列印某種表格時，打開「視面管理器」，選中需要列印的
表格名稱，單擊「顯示」按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來
，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的「列印」按鈕，一切就OK了。
六、讓數據按需排序
如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關信
息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎麼辦?可採用自定義序列來排序
。
1.執行「格式→選項」命令，打開「選項」對話框，進入「自定義序
列」標簽中，在「輸入序列」下面的方框中輸入部門排序的序列(如「機關
,車隊,一車間,二車間,三車間」等)，單擊「添加」和「確定」按鈕退出。
2.選中「部門」列中任意一個單元格，執行「數據→排序」命令，打
開「排序」對話框，單擊「選項」按鈕，彈出「排序選項」對話框，按其
中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次「確定」按鈕返回，所有
數據就按要求進行了排序。
七、把數據徹底隱藏起來
工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了
。
1.選中需要隱藏內容的單元格(區域)，執行「格式→單元格」命令，
打開「單元格格式」對話框，在「數字」標簽的「分類」下面選中「自定
義」選項，然後在右邊「類型」下面的方框中輸入「；；；」(三個英文狀
態下的分號)。
2.再切換到「保護」標簽下，選中其中的「隱藏」選項，按「確定」
按鈕退出。
3.執行「工具→保護→保護工作表」命令，打開「保護工作表」對話
框，設置好密碼後，「確定」返回。
經過這樣的設置以後，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是使用
Excel的透明功能也不能讓其現形。
提示：在「保護」標簽下，請不要清除「鎖定」前面復選框中的「∨
」號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數據。
八、讓中、英文輸入法智能化地出現
在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文
，反復切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢?
選中需要輸入中文的單元格區域，執行「數據→有效性」命令，打開
「數據有效性」對話框，切換到「輸入法模式」標簽下，按「模式」右側
的下拉按鈕，選中「打開」選項後，「確定」退出。
以後當選中需要輸入中文的單元格區域中任意一個單元格時，中文輸
入法(輸入法列表中的第1個中文輸入法)自動打開，當選中其它單元格時，
中文輸入法自動關閉。
九、讓「自動更正」輸入統一的文本
你是不是經常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往
下看吧。
1.執行「工具→自動更正」命令，打開「自動更正」對話框。
2.在「替換」下面的方框中輸入「pcw」(也可以是其他字元，「pcw」
用小寫)，在「替換為」下面的方框中輸入「《電腦報》」，再單擊「添加
」和「確定」按鈕。
3.以後如果需要輸入上述文本時，只要輸入「pcw」字元?此時可以不
考慮「pcw」的大小寫?，然後確認一下就成了。
十、在Excel中自定義函數
Excel函數雖然豐富，但並不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義
一個函數，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形
面積的函數：
1.執行「工具→宏→Visual Basic編輯器」菜單命令(或按「Alt+F11
」快捷鍵)，打開Visual Basic編輯窗口。
2.在窗口中，執行「插入→模塊」菜單命令，插入一個新的模塊——
模塊1。
3.在右邊的「代碼窗口」中輸入以下代碼：
Function V(a,b,h)V = h*(a+b)/2End Function
4.關閉窗口，自定義函數完成。
以後可以像使用內置函數一樣使用自定義函數。
提示：用上面方法自定義的函數通常只能在相應的工作簿中使用。
十一、表頭下面襯張圖片
為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭
下面呢?
1.執行「格式→工作表→背景」命令，打開「工作表背景」對話框，
選中需要作為背景的圖片後，按下「插入」按鈕，將圖片襯於整個工作表
下面。
2.在按住Ctrl鍵的同時，用滑鼠在不需要襯圖片的單元格(區域)中拖
拉，同時選中這些單元格(區域)。
3.按「格式」工具欄上的「填充顏色」右側的下拉按鈕，在隨後出現
的「調色板」中，選中「白色」。經過這樣的設置以後，留下的單元格下
面襯上了圖片，而上述選中的單元格(區域)下面就沒有襯圖片了(其實，是
圖片被「白色」遮蓋了)。
提示?襯在單元格下面的圖片是不支持列印的。
十二、用連字元「&」來合並文本
如果我們想將多列的內容合並到一列中，不需要利用函數，一個小小
的連字元「&」就能將它搞定(此處假定將B、C、D列合並到一列中)。
1.在D列後面插入兩個空列(E、F列)，然後在D1單元格中輸入公式：
=B1&C1&D1。
2.再次選中D1單元格，用「填充柄」將上述公式復制到D列下面的單元
格中，B、C、D列的內容即被合並到E列對應的單元格中。
3.選中E列，執行「復制」操作，然後選中F列，執行「編輯→選擇性
粘貼」命令，打開「選擇性粘貼」對話框，選中其中的「數值」選項，按
下「確定」按鈕，E列的內容(不是公式)即被復制到F列中。
4.將B、C、D、E列刪除，完成合並工作。
提示：完成第1、2步的操作，合並效果已經實現，但此時如果刪除B、
C、D列，公式會出現錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉換為不變的「值
」。
生成績條
常有朋友問「如何列印成績條」這樣的問題，有不少人採取錄制宏或
VBA的方法來實現，這對於初學者來說有一定難度。出於此種考慮，我在這
里給出一種用函數實現的簡便方法。
此處假定學生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區域中，其中
第1行為標題，第2行為學科名稱。
1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF(MOD(ROW()
，3)=0，〃〃，IF(0MOD?ROW()，3(=1，sheet1！Aū，INDEX(sheet1！$A：
$G，INT(((ROW()+4)/3)+1)，COLUMN())))。
2.再次選中A1單元格，用「填充柄」將上述公式復制到B1至G1單元格
中；然後，再同時選中A1至G1單元格區域，用「填充柄」將上述公式復制
到A2至G185單元格中。
至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。
3.調整好行高和列寬後，同時選中A1至G2單元格區域(第1位學生的成
績條區域)，按「格式」工具欄「邊框」右側的下拉按鈕，在隨後出現的邊
框列表中，選中「所有框線」選項，為選中的區域添加邊框(如果不需要邊
框，可以不進行此步及下面的操作)。
4.同時選中A1至G3單元格區域，點擊「常用」工具欄上的「格式刷」
按鈕，然後按住滑鼠左鍵，自A4拖拉至G186單元格區域，為所有的成績條
添加邊框。
按「列印」按鈕，即可將成績條列印出來。
十四、Excel幫你選函數
在用函數處理數據時，常常不知道使用什麼函數比較合適。Excel的「
搜索函數」功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數。
執行「插入→函數」命令，打開「插入函數」對話框，在「搜索函數
」下面的方框中輸入要求(如「計數」)，然後單擊「轉到」按鈕，系統即
刻將與「計數」有關的函數挑選出來，並顯示在「選擇函數」下面的列表
框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速確定所需要的函數。
十五、同時查看不同工作表中多個單元格內的數據
有時，我們編輯某個工作表(Sheet1)時，需要查看其它工作表中
(Sheet2、Sheet3……)某個單元格的內容，可以利用Excel的「監視窗口」
功能來實現。
執行「視圖→工具欄→監視窗口」命令，打開「監視窗口」，單擊其
中的「添加監視」按鈕，展開「添加監視點」對話框，用滑鼠選中需要查
看的單元格後，再單擊「添加」按鈕。重復前述操作，添加其它「監視點
」。
以後，無論在哪個工作表中，只要打開「監視窗口」，即可查看所有
被監視點單元格內的數據和相關信息。
十六、為單元格快速畫邊框
在Excel 2002以前的版本中，為單元格區域添加邊框的操作比較麻煩
，Excel 2002對此功能進行了全新的拓展。
單擊「格式」工具欄上「邊框」右側的下拉按鈕，在隨後彈出的下拉
列表中，選「繪圖邊框」選項，或者執行「視圖→工具欄→邊框」命令，
展開「邊框」工具欄。
單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然後在需要添加
邊框的單元格區域中拖拉，即可為相應的單元格區域快速畫上邊框。
提示：①如果畫錯了邊框，沒關系，選中工具欄上的「擦除邊框」按
鈕，然後在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需
要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側的「線條顏色」按鈕，在隨
後彈出的調色板中選中需要的顏色後，再畫邊框即可。③這一功能還可以
在單元格中畫上對角的斜線。
十七、控制特定單元格輸入文本的長度
你能想像當你在該輸入四位數的單元格中卻填入了一個兩位數，或者
在該輸入文字的單元格中你卻輸入了數字的時候，Excel就能自動判斷、即
時分析並彈出警告，那該多好啊!要實現這一功能，對Excel來說，也並不
難。
例如我們將游標定位到一個登記「年份」的單元格中，為了輸入的統
一和計算的方便，我們希望「年份」都用一個四位數來表示。所以，我們
可以單擊「數據」菜單的「有效性」選項。在「設置」卡片「有效性條件
」的「允許」下拉菜單中選擇「文本長度」。然後在「數據」下拉菜單中
選擇「等於」，且「長度」為「4」。同時，我們再來到「出錯警告」卡片
中，將「輸入無效數據時顯示的出錯警告」設為「停止」，並在「標題」
和「錯誤信息」欄中分別填入「輸入文本非法!」和「請輸入四位數年份。
」字樣。
很顯然，當如果有人在該單元格中輸入的不是一個四位數時，Excel就
會彈出示的警告對話框，告訴你出錯原因，並直到你輸入了正確「樣式」
的數值後方可繼續錄入。神奇吧?其實，在Excel的「數據有效性」判斷中
，還有許多特殊類型的數據格式可選，比如「文本類型」啊，「序列大小
」啊，「時間遠近」啊，如你有興趣，何不自作主張，自己設計一種檢測
標准，讓你的Excel展示出與眾不同的光彩呢。
十八、成組填充多張表格的固定單元格
我們知道每次打開Excel，軟體總是默認打開多張工作表。由此就可看
出Excel除了擁有強大的單張表格的處理能力，更適合在多張相互關聯的表
格中協調工作。要協調關聯，當然首先就需要同步輸入。因此，在很多情
況下，都會需要同時在多張表格的相同單元格中輸入同樣的內容。
那麼如何對表格進行成組編輯呢?首先我們單擊第一個工作表的標簽名
「Sheet1」，然後按住Shift鍵，單擊最後一張表格的標簽名「Sheet3」(
如果我們想關聯的表格不在一起，可以按住Ctrl鍵進行點選)。此時，我們
看到Excel的標題欄上的名稱出現了「工作組」字樣，我們就可以進行對工
作組的編輯工作了。在需要一次輸入多張表格內容的單元格中隨便寫點什
么，我們發現，「工作組」中所有表格的同一位置都顯示出相應內容了。
但是，僅僅同步輸入是遠遠不夠的。比如，我們需要將多張表格中相
同位置的數據統一改變格式該怎麼辦呢?首先，我們得改變第一張表格的數
據格式，再單擊「編輯」菜單的「填充」選項，然後在其子菜單中選擇「
至同組工作表」。這時，Excel會彈出「填充成組工作表」的對話框，在這
里我們選擇「格式」一項，點「確定」後，同組中所有表格該位置的數據
格式都改變了。
十九、改變文本的大小寫
在Excel中，為表格處理和數據運算提供最強大支持的不是公式，也不
是資料庫，而是函數。不要以為Excel中的函數只是針對數字，其實只要是
寫進表格中的內容，Excel都有對它編輯的特殊函數。例如改變文本的大小
寫。
在Excel 2002中，至少提供了三種有關文本大小寫轉換的函數。它們
分別是：「=UPPER(源數據格)」，將文本全部轉換為大寫；「=LOWER(源數
據格)」，將文本全部轉換成小寫；「=PROPER(源數據格)」，將文本轉換
成「適當」的大小寫，如讓每個單詞的首字母為大寫等。例如，我們在一
張表格的A1單元格中輸入小寫的「excel」，然後在目標單元格中輸入
「=UPPER(A1)」，回車後得到的結果將會是「EXCEL」。同樣，如果我們在
A3單元格中輸入「mr.weiwei」，然後我們在目標單元格中輸入「=PROPER
(A3)」，那麼我們得到的結果就將是「Mr.Weiwei」了。
二十、提取字元串中的特定字元
除了直接輸入外，從已存在的單元格內容中提取特定字元輸入，絕對
是一種省時又省事的方法，特別是對一些樣式雷同的信息更是如此，比如
員工名單、籍貫等信息。
如果我們想快速從A4單元格中提取稱謂的話，最好使用「=RIGHT(源數
據格，提取的字元數)」函數，它表示「從A4單元格最右側的字元開始提取
2個字元」輸入到此位置。當然，如果你想提取姓名的話，則要使用
「=LEFT(源數據格，提取的字元數)」函數了。還有一種情況，我們不從左
右兩端開始，而是直接從數據中間提取幾個字元。比如我們要想從A5單元
格中提取「武漢」兩個字時，就只須在目標單元格中輸入「=MID(A5,4,2)
」就可以了。意思是：在A5單元格中提取第4個字元後的兩個字元，也就是
第4和第5兩個字。
二十一、把基數詞轉換成序數詞 將英文的基數詞轉換成序數詞是一個
比較復雜的問題。因為它沒有一個十分固定的模式：大多數的數字在變成
序數詞都是使用的「th」後綴，但大凡是以「1」、「2」、「3」結尾的數
字卻分別是以「st」、「nd」和「rd」結尾的。而且，「11」、「12」、
「13」這3個數字又不一樣，它們卻仍然是以「th」結尾的。因此，實現起
來似乎很復雜。其實，只要我們理清思路，找准函數，只須編寫一個公式
，就可輕松轉換了。不信，請看：「=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2))=
{11,12,13}),〃th〃,IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT
(A2),〃st〃,〃nd〃,〃rd〃),〃th〃))」。該公式盡管一長串，不過含義
卻很明確：①如果數字是以「11」、「12」、「13」結尾的，則加上「th
」後綴；②如果第1原則無效，則檢查最後一個數字，以「1」結尾使用
「st」、以「2」結尾使用「nd」、以「3」結尾使用「rd」；③如果第1、
2原則都無效，那麼就用「th」。因此，基數詞和序數詞的轉換實現得如此
輕松和快捷。
二十二、用特殊符號補齊位數
和財務打過交道的人都知道，在賬面填充時有一種約定俗成的「安全
填寫法」，那就是將金額中的空位補齊，或者在款項數據的前面加上「$」
之類的符號。其實，在Excel中也有類似的輸入方法，那就是「REPT」函數
。它的基本格式是「=REPT(「特殊符號」，填充位數)」。
比如，我們要在中A2單元格里的數字結尾處用「#」號填充至16位，就
只須將公式改為「=(A2&REPT(〃#〃,16-LEN(A2)))」即可；如果我們要將
A3單元格中的數字從左側用「#」號填充至16位，就要改為「=REPT(〃
#〃,16-LEN(A3)))&A3」；另外，如果我們想用「#」號將A4中的數值從兩
側填充，則需要改為「=REPT(〃#〃,8-LEN(A4)/2)&A4&REPT(〃#〃)8-LEN
(A4)/2)」；如果你還嫌不夠專業，要在A5單元格數字的頂頭加上「$」符
號的話，那就改為：「=(TEXT(A5,〃$#,##0.00〃(&REPT(〃#〃,16-LEN
(TEXT(A5,〃$#,##0.00〃))))」，一定能滿足你的要求。
二十三、創建文本直方圖
除了重復輸入之外，「REPT」函數另一項衍生應用就是可以直接在工
作表中創建由純文本組成的直方圖。它的原理也很簡單，就是利用特殊符
號的智能重復，按照指定單元格中的計算結果表現出長短不一的比較效果
。
比如我們首先製作一張年度收支平衡表，然後將「E列」作為直方圖中
「預算內」月份的顯示區，將「G列」則作為直方圖中「超預算」的顯示區
。然後根據表中已有結果「D列」的數值，用「Wingdings」字體的「N」字
符表現出來。具體步驟如下：
在E3單元格中寫入公式「=IF(D30,REPT(〃n〃,ROUND(D3*100,0)),〃
〃)」，也拖動填充柄至G14。我們看到，一個沒有動用Excel圖表功能的純
文本直方圖已展現眼前，方便直觀，簡單明了。
二十四、計算單元格中的總字數
有時候，我們可能對某個單元格中字元的數量感興趣，需要計算單元
格中的總字數。要解決這個問題，除了利用到「SUBSTITUTE」函數的虛擬
計算外，還要動用「TRIM」函數來刪除空格。比如現在A1單元格中輸入有
「how many words?」字樣，那麼我們就可以用如下的表達式來幫忙：
「=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),〃,〃
,〃〃))+1)」
該式的含義是先用「SUBSTITUTE」函數創建一個新字元串，並且利用
「TRIM」函數刪除其中字元間的空格，然後計算此字元串和原字元串的數
位差，從而得出「空格」的數量，最後將空格數+1，就得出單元格中字元
的數量了。
二十五、關於歐元的轉換
這是Excel 2002中的新工具。如果你在安裝Excel 2002時選擇的是默
認方式，那麼很可能不能在「工具」菜單中找到它。不過，我們可以先選
擇「工具」菜單中的「載入宏」，然後在彈出窗口中勾選「歐元工具」選
項，「確定」後Excel 2002就會自行安裝了。
完成後我們再次打開「工具」菜單，單擊「歐元轉換」，一個獨立的
專門用於歐元和歐盟成員國貨幣轉換的窗口就出現了。與Excel的其他函數
窗口一樣，我們可以通過滑鼠設置貨幣轉換的「源區域」和「目標區域」
，然後再選擇轉換前後的不同幣種即可。所示的就是「100歐元」分別轉換
成歐盟成員國其他貨幣的比價一覽表。當然，為了使歐元的顯示更顯專業
，我們還可以點擊Excel工具欄上的「歐元」按鈕，這樣所有轉換後的貨幣
數值都是歐元的樣式了。
2. excel表格的基本操作教程參考
excel表格的基本操作教程參考
篇一：excel表格的基本操作教程
excel表格功能非常強大，我們可以利用它收集記錄數據，也可以進行簡單的統計計算，還有很多函數功能可以利用，比如可以求和，求平均數，排序等，現在我簡單的說一下它的基礎操作。
工具/原料
裝有excel的電腦
excel表格的基本操作
1. 打開excel表格
點擊電腦左下角「開始」，選擇「所有程序」-Microsoft Office-Microsoft excel 2003就可以打開電子表格了，也可以點擊任務欄中電子表格按鈕打開電子表格。
2. 認識表格。
電子表格可分為菜單欄，工具欄，標題欄，名稱框，公式編輯框，工作表標簽和繪圖工具欄幾個部分。
3. 保存方法。
剛剛知道了電子表格的打開方法，現在再來看一下電子表格式怎麼保存的。
可以單擊菜單「文件」選擇「保存」，輸入文件名就可以了，也可以單擊工具欄上的保存按鈕，如圖所示。
4. 關閉方法。
電子表格的關閉有兩種方法，可以單擊菜單欄右上角「關閉」按鈕。
也可以點擊菜單中「文件」-「關閉」。
5. 數據輸入。
單擊選中要編輯的單元格，輸入內容。這樣可以把收集的數據輸入電子表格裡面保存了。
6. 格式設置。 可以對輸入的內容修改格式。選中通過字體，字型大小，加黑等進行設置，換顏色等。
這些都是電子表格的基本操作。只是最基礎的內容，如果想學的更多，還需要多加練習。在實際操作中提高，熟能生巧。
篇二：excel表格的免費教程,包含所有基本操作與技巧
目 錄
一、 基本方法 7
1. 快速選中全部工作表 7
2. 快速啟動EXCEL 7
3. 快速刪除選定區域數據 7
4. 給單元格重新命名 7
5. 在EXCEL中選擇整個單元格範圍 7
6. 快速移動/復制單元格 8
7. 快速修改單元格式次序 8
8. 徹底清除單元格內容 8
9. 選擇單元格 8
10. 為工作表命名 8
11. 一次性打開多個工作簿 9
12. 快速切換工作簿 9
13. 選定超級鏈接文本（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品）
14. 快速查找 10
15. 修改默認文件保存路徑 10
16.(轉 載於:wWW.cSsYq.cOM 書業網) 指定打開的文件夾 10
17. 在多個EXCEL工作簿間快速切換 10
18. 快速獲取幫助 11
19. 創建幫助文件的快捷方式 11
20. 雙擊單元格某邊移動選定單元格 11
21. 雙擊單元格某邊選取單元格區域 11
22. 快速選定不連續單元格 11
23. 根據條件選擇單元格 11
24. 復制或移動單元格 12
25. 完全刪除EXCEL中的單元格 12 10
26. 快速刪除空行 12
27. 回車鍵的粘貼功能 12
28. 快速關閉多個文件 12
29. 選定多個工作表 13
30. 對多個工作錶快速編輯 13
31. 移動和復制工作表 13
32. 工作表的刪除 13
33. 快速選擇單元格 13
34. 快速選定EXCEL區域（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品） 13
35. 備份工件簿 14
36. 自動打開工作簿 14
37. 快速瀏覽長工作簿 14
38. 快速刪除工作表中的空行 14
39. 繪制斜線表頭 14
40. 繪制斜線單元格 15
41. 每次選定同一單元格 15
42. 快速查找工作簿 15
43. 禁止復制隱藏行或列中的數據 15
44. 製作個性單元格 16
二、 數據輸入和編輯技巧 16
1. 在一個單元格內輸入多個值 16
2. 增加工作簿的頁數 16
3. 奇特的F4鍵 16
4. 將格式化文本導入EXCEL 17
5. 快速換行 17
6. 巧變文本為數字 17
7. 在單元格中輸入0值 17
8. 將數字設為文本格式 18
9. 快速進行單元格之間的切換（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品） 18
10. 在同一單元格內連續輸入多個測試值
11. 輸入數字、文字、日期或時間 18
12. 快速輸入歐元符號 19
19 18 13. 將單元格區域從公式轉換成數值
14. 快速輸入有序文本
15. 輸入有規律數字 19
16. 巧妙輸入常用數據
17. 快速輸入特殊符號
18. 快速輸入相同文本 20 20 20 19
19. 快速給數字加上單位 20
20. 巧妙輸入位數較多的數字 21
21. 將WPS/WORD表格轉換為EXCEL工作表 21
22. 取消單元格鏈接 21
23. 快速輸入拼音
24. 插入「√」 22
25. 按小數點對齊 22 21
26. 對不同類型的單元格定義不同的輸入法 22
27. 在EXCEL中快速插入WORD表格 22
28. 設置單元格字體 23
29. 在一個單元格中顯示多行文字 23
30. 將網頁上的數據引入到EXCEL表格 23
31. 取消超級鏈接 23
32. 編輯單元格內容 23
33. 設置單元格邊框 23
34. 設置單元格文本對齊方式 24
35. 輸入公式 24
24 36. 輸入人名時使用「分散對齊」（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品）
37. 隱藏單元格中的所有值（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品） 24
38. 恢復隱藏列 24
39. 快速隱藏/顯示選中單元格所在行和列（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品） 25
40. 徹底隱藏單元格 25
41. 用下拉列錶快速輸入數據 25
42. 快速輸入自定義短語 25
43. 設置單元格背景色 26
44. 快速在多個單元格中輸入相同公式 26
45. 同時在多個單元格中輸入相同內容 26
46. 快速輸入日期和時間 26
47. 將復制的單元格安全地插入到現有單元格之間 26
48. 在EXCEL中不丟掉列標題的顯示 27
49. 查看與日期等效的序列數的值 27
50. 快速復制單元格內容 27
51. 使用自定義序列排序（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品）
52. 快速格式化EXCEL單元格 27
53. 固定顯示某列 27
54. 在EXCEL中快速編輯單元格 28
55. 使用自動填充快速復制公式和格式 28
56. 為單元格添加批註 28
57. 數據自動輸入 28
58. 在EXCEL中快速計算一個人的年齡 29
59. 快速修改單元格次序 29
60. 將網頁上的數據引入到EXCEL表格中 29
三、 圖形和圖表編輯技巧 29
1. 在網上發布EXCEL生成的圖形 29
2. 創建圖表連接符 30
3. 將EXCEL單元格轉換成圖片形式插入到WORD中 30
4. 將WORD內容以圖片形式插入到EXCEL表格中 31
5. 將WORD中的內容作為圖片鏈接插入EXCEL表格中 31
6. 在獨立的窗口中處理內嵌式圖表 31
7. 在圖表中顯示隱藏數據 31 27
8.
9. 在圖表中增加文本框 31 建立文本與圖表文本框的鏈接 32
32 10. 給圖表增加新數據系列
11. 快速修改圖表元素的格式 32
12. 創建復合圖表 32
13. 對度量不同的數據系列使用不同坐標軸 33
14. 將自己滿意的圖表設置為自定義圖表類型
15. 復制自定義圖表類型 33
16. 旋轉三維圖表 33
17. 拖動圖表數據點改變工作表中的數值 34
18. 把圖片合並進你的圖表 34
19. 用圖形美化工作表 34
20. 讓文本框與工作表網格線合二為一 35
21. 快速創建默認圖表 35
22. 快速創建內嵌式圖表 35
23. 改變默認圖表類型 35
24. 快速轉換內嵌式圖表與新工作表圖表 35
25. 利用圖表工具欄快速設置圖表 36
26. 快速選取圖表元素 36
27. 通過一次按鍵創建一個EXCEL圖表 36
28. 繪制平直直線 36
函數和公式編輯技巧 37
1. 巧用IF函數清除EXCEL工作表中的0 37
2. 批量求和 37
3. 對相鄰單元格的數據求和 37
4. 對不相鄰單元格的數據求和 38
5. 利用公式來設置加權平均 38
6. 自動求和 38
7. 用記事本編輯公式 39 33 四、
篇三：Excel表格的基本操作教程
也許你已經在Excel中完成過上百張財務報表，也許你已利用Excel函數實現過上千次的復雜運算，也許你認為Excel也不過如此，甚至了無新意。但我們平日里無數次重復的得心應手的使用方法只不過是Excel全部技巧的百分之
一。本專題從Excel中的一些鮮為人知的技巧入手，領略一下關於Excel的別樣風情。
一、讓不同類型數據用不同顏色顯示
在工資表中，如果想讓大於等於2000元的工資總額以「紅色」顯示，大於等於1500元的工資總額以「藍色」顯示，低於1000元的工資總額以「棕色」顯示，其它以「黑色」顯示，我們可以這樣設置。
1.打開「工資表」工作簿，選中「工資總額」所在列，執行「格式→條件格式」命令，打開「條件格式」對話框。單擊第二個方框右側的下拉按鈕，選中「大於或等於」選項，在後面的方框中輸入數值「2000」。單擊「格式」按鈕，打開「單元格格式」對話框，將「字體」的「顏色」設置為「紅色」。
2.按「添加」按鈕，並仿照上面的操作設置好其它條件(大於等於1500，字體設置為「藍色」；小於1000，字體設置為「棕色」)。
3.設置完成後，按下「確定」按鈕。
看看工資表吧，工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。
二、讓數據按需排序
如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎麼辦?可採用自定義序列來排序。
1.執行「格式→選項」命令，打開「選項」對話框，進入「自定義序列」標簽中，在「輸入序列」下面的方框中輸入部門排序的`序列(如「機關,車隊,一車間,二車間,三車間」等)，單擊「添加」和「確定」按鈕退出。
2.選中「部門」列中任意一個單元格，執行「數據→排序」命令，打開「排序」對話框，單擊「選項」按鈕，彈出「排序選項」對話框，按其中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次「確定」按鈕返回，所有數據就按要求進行了排序。
三、建立分類下拉列表填充項
我們常常要將企業的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用「數據有效性」功能建了一個分類下拉列表填充項。
1.在Sheet2中，將企業名稱按類別(如「工業企業」、「商業企業」、「個體企業」等)分別輸入不同列中，建立一個企業名稱資料庫。
2.選中A列(「工業企業」名稱所在列)，在「名稱」欄內，輸入「工業企業」字元後，按「回車」鍵進行確認。 仿照上面的操作，將B、C??列分別命名為「商業企業」、「個體企業」??
3.切換到Sheet1中，選中需要輸入「企業類別」的列(如C列)，執行「數據→有效性」命令，打開「數據有效性」對話框。在「設置」標簽中，單擊「允許」右側的下拉按鈕，選中「序列」選項，在下面的「來源」方框中，輸入「工業企業」，「商業企業」，「個體企業」??序列(各元素之間用英文逗號隔開)，確定退出。
再選中需要輸入企業名稱的列(如D列)，再打開「數據有效性」對話框，選中「序列」選項後，在「來源」方框中輸入公式：=INDIRECT(C1)，確定退出。
4.選中C列任意單元格(如C4)，單擊右側下拉按鈕，選擇相應的「企業類別」填入單元格中。然後選中該單元格對應的D列單元格(如D4)，單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中。
提示：在以後列印報表時，如果不需要列印「企業類別」列，可以選中該列，右擊滑鼠，選「隱藏」選項，將該列隱藏起來即可。
四、建立「常用文檔」新菜單
在菜單欄上新建一個「常用文檔」菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。
1.在工具欄空白處右擊滑鼠，選「自定義」選項，打開「自定義」對話框。在「命令」標簽中，選中「類別」下的「新菜單」項，再將「命令」下面的「新菜單」拖到菜單欄。 按「更改所選內容」按鈕，在彈出菜單的「命名」框中輸入一個名稱(如「常用文檔」)。
2.再在「類別」下面任選一項(如「插入」選項)，在右邊「命令」下面任選一項(如「超鏈接」選項)，將它拖到新菜單(常用文檔)中，並仿照上面的操作對它進行命名(如「工資表」等)，建立第一個工作簿文檔列表名稱。
重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。
3.選中「常用文檔」菜單中某個菜單項(如「工資表」等)，右擊滑鼠，在彈出的快捷菜單中，選「分配超鏈接→打開」選項，打開「分配超鏈接」對話框。通過按「查找范圍」右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿(如「工資.xls」等)文件夾，並選中該工作簿文檔。
重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。
4.以後需要打開「常用文檔」菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開「常用文檔」菜單，單擊其中的相應選項即可。 提示：盡管我們將「超鏈接」選項拖到了「常用文檔」菜單中，但並不影響「插入」菜單中「超鏈接」菜單項和「常用」工具欄上的「插入超鏈接」按鈕的功能。
五、製作「專業符號」工具欄
在編輯專業表格時，常常需要輸入一些特殊的專業符號，為了方便輸入，我們可以製作一個屬於自己的「專業符號」工具欄。
1.執行「工具→宏→錄制新宏」命令，打開「錄制新宏」
;3. 如何將常用的符號製作成Word工具欄
點擊開始菜單，WORD選項，自定義，在左側欄里選擇要添加在工具欄 的命令，點擊添加按鈕，確定。這樣在WORD最上面的開始菜單旁邊就會出現你選擇的工具。
4. Excel怎麼向符號欄內添加自用符號
EXCEL中，不同於WORD，可以用」帶圈字元「快捷工具，來輸入特殊字元，即使在Word中設置好後，復制過來，仍然顯示不帶圈的，在EXCEL中可選擇插入特殊符號的方法來達到目的：
選擇插入--符號；
發現，當選中這個單元格時，在編輯欄出現的是大寫字母」U「（右側的是」V「），所以可以用更快捷的方式來插入這個特殊符號，選擇字體為」Wingdings2「，然後按常規方法，直接輸入大寫字母」U「（右側的輸入」V「）；
除了」Wingdings2「，還有」Wingdings「、」Wingdings3「，裡麵包含了大量的特殊符號，會很方便。
5. Excel表格中如何製作「專業符號」工具欄
1、執行“工具→宏→錄制新宏”命令，打開“錄制新宏”對話框，輸入宏名?如“fuhao1”?並將宏保存在“個人宏工作簿”中，然後“確定”開始錄制。選中“錄制宏”工具欄上的“相對引用”按鈕，然後將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊“錄制宏”工具欄上的“停止”按鈕，完成宏的錄制。
仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入“宏”。
2、打開“自定義”對話框，在“工具欄”標簽中，單擊“新建”按鈕，彈出“新建工具欄”對話框，輸入名稱——“專業符號”，確定後，即在工作區中出現一個工具條。
切換到“命令”標簽中，選中“類別”下面的“宏”，將“命令”下面的“自定義按鈕”項拖到“專業符號”欄上(有多少個特殊符號就拖多少個按鈕)。
3、選中其中一個“自定義按鈕”，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。
4、右擊某個命名後的按鈕，在隨後彈出的快捷菜單中，選“指定宏”選項，打開“指定宏”對話框，選中相應的宏(如fuhao1等)，確定退出。
重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。
5、關閉“自定義”對話框，以後可以像使用普通工具欄一樣，使用“專業符號”工具欄，向單元格中快速輸入專業符號了。
6. Word如何製作符號
1、打開word文檔，點擊菜單「視圖/工具欄/符號欄」；
2、點擊需要插入特殊符號的位置,直接用滑鼠左鍵單擊符號欄中的相應符號,就可以在文檔的當前位置插入符號了；
3、自定義符號工具欄：符號工具欄上的符號並不是一成不變的,可以根據需要,自定義符號工具欄,在上面添加常用的特殊符號,其具體操作步驟如下：
A:點擊菜單「插入/特殊符號」。在「自定義符號欄」窗口中,包含用戶常用的六類特殊符號;
B:點擊「顯示符號欄」,在窗口下方顯示出符號欄當前狀態,用滑鼠左鍵選定某一符號,然後將其拖放到希望變更的工具欄按鈕上,即可完成一個按鈕符號的變換,也可以在選中符號以後,再點擊工具欄上希望變更的按鈕符號,完成符號的替換;
C:點擊[確定]按鈕,符號欄上顯示的符號即為自定義設置；
4、符號其實也可以直接由「自定義符號欄」窗口插入,具體方法為：將輸入位置移動到希望插入符號的位置,打開「自定義符號欄」窗口,雙擊欲插入的符號,或者選中欲插入的符號後,直接點擊「確定」按鈕,即可在當前位置插入該符號。
7. 如何製作專業符號欄把經常用到符號放在一起，在word和excel中都可以建的，有哪位高手知道謝謝了或者加
1，軟體自己帶的符號欄，「視圖」—「工具欄」—「符號欄」。
就顯示在面板上。
2，輸入法中的軟體盤，也有不少常用符號。
在工具欄中單擊滑鼠右鍵，然後點擊「自定義」。
3，在出現的對話框中，單擊「命令」選項卡，然後在左邊列表中有「插入」，此時右側的列表中出現一些符號，可以把這些符號拖動到符號欄中使用。（但符號欄里已經基本上都有）
「插入」—「符號」出現的對話框中的符號，好象沒有插入到工具欄的方法。
8. excel教程
Excel使用技巧
一、建立分類下拉列表填充項
我們常常要將企業的名稱輸入到表格中，為了保持名稱的一致性，利用「數據有效性」功能建了一個分類下拉列表填充項。
1.在Sheet2中，將企業名稱按類別（如「工業企業」、「商業企業」、「個體企業」等）分別輸入不同列中，建立一個企業名稱資料庫。
2.選中A列（「工業企業」名稱所在列），在「名稱」欄內，輸入「工業企業」字元後，按「回車」鍵進行確認。
仿照上面的操作，將B、C……列分別命名為「商業企業」、「個體企業」……
3.切換到Sheet1中，選中需要輸入「企業類別」的列（如C列），執行「數據→有效性」命令，打開「數據有效性」對話框。在「設置」標簽中
，單擊「允許」右側的下拉按鈕，選中「序列」選項，在下面的「來源」方框中，輸入「工業企業」，「商業企業」，「個體企業」……序列（各
元素之間用英文逗號隔開），確定退出。
再選中需要輸入企業名稱的列（如D列），再打開「數據有效性」對話框，選中「序列」選項後，在「來源」方框中輸入公式：=INDIRECT（C1
），確定退出。
4.選中C列任意單元格（如C4），單擊右側下拉按鈕，選擇相應的「企業類別」填入單元格中。然後選中該單元格對應的D列單元格（如D4），
單擊下拉按鈕，即可從相應類別的企業名稱列表中選擇需要的企業名稱填入該單元格中。
提示：在以後列印報表時，如果不需要列印「企業類別」列，可以選中該列，右擊滑鼠，選「隱藏」選項，將該列隱藏起來即可。
二、建立「常用文檔」新菜單
在菜單欄上新建一個「常用文檔」菜單，將常用的工作簿文檔添加到其中，方便隨時調用。
1.在工具欄空白處右擊滑鼠，選「自定義」選項，打開「自定義」對話框。在「命令」標簽中，選中「類別」下的「新菜單」項，再將「命令
」下面的「新菜單」拖到菜單欄。
按「更改所選內容」按鈕，在彈出菜單的「命名」框中輸入一個名稱（如「常用文檔」）。
2.再在「類別」下面任選一項（如「插入」選項），在右邊「命令」下面任選一項（如「超鏈接」選項），將它拖到新菜單（常用文檔）中，
並仿照上面的操作對它進行命名（如「工資表」等），建立第一個工作簿文檔列表名稱。
重復上面的操作，多添加幾個文檔列表名稱。
3.選中「常用文檔」菜單中某個菜單項（如「工資表」等），右擊滑鼠，在彈出的快捷菜單中，選「分配超鏈接→打開」選項，打開「分配超
鏈接」對話框。通過按「查找范圍」右側的下拉按鈕，定位到相應的工作簿（如「工資.xls」等）文件夾，並選中該工作簿文檔。
重復上面的操作，將菜單項和與它對應的工作簿文檔超鏈接起來。
4.以後需要打開「常用文檔」菜單中的某個工作簿文檔時，只要展開「常用文檔」菜單，單擊其中的相應選項即可。
提示：盡管我們將「超鏈接」選項拖到了「常用文檔」菜單中，但並不影響「插入」菜單中「超鏈接」菜單項和「常用」工具欄上的「插入超
鏈接」按鈕的功能。
三、讓不同類型數據用不同顏色顯示
在工資表中，如果想讓大於等於2000元的工資總額以「紅色」顯示，大於等於1500元的工資總額以「藍色」顯示，低於1000元的工資總額以「
棕色」顯示，其它以「黑色」顯示，我們可以這樣設置。
1.打開「工資表」工作簿，選中「工資總額」所在列，執行「格式→條件格式」命令，打開「條件格式」對話框。單擊第二個方框右側的下拉
按鈕，選中「大於或等於」選項，在後面的方框中輸入數值「2000」。單擊「格式」按鈕，打開「單元格格式」對話框，將「字體」的「顏色」設
置為「紅色」。
2.按「添加」按鈕，並仿照上面的操作設置好其它條件（大於等於1500，字體設置為「藍色」；小於1000，字體設置為「棕色」）。
3.設置完成後，按下「確定」按鈕。
看看工資表吧，工資總額的數據是不是按你的要求以不同顏色顯示出來了。
四、製作「專業符號」工具欄
在編輯專業表格時，常常需要輸入一些特殊的專業符號，為了方便輸入，我們可以製作一個屬於自己的「專業符號」工具欄。
1.執行「工具→宏→錄制新宏」命令，打開「錄制新宏」對話框，輸入宏名?如「fuhao1」?並將宏保存在「個人宏工作簿」中，然後「確定」
開始錄制。選中「錄制宏」工具欄上的「相對引用」按鈕，然後將需要的特殊符號輸入到某個單元格中，再單擊「錄制宏」工具欄上的「停止」按
鈕，完成宏的錄制。
仿照上面的操作，一一錄制好其它特殊符號的輸入「宏」。
2.打開「自定義」對話框，在「工具欄」標簽中，單擊「新建」按鈕，彈出「新建工具欄」對話框，輸入名稱——「專業符號」，確定後，即
在工作區中出現一個工具條。
切換到「命令」標簽中，選中「類別」下面的「宏」，將「命令」下面的「自定義按鈕」項拖到「專業符號」欄上（有多少個特殊符號就拖多
少個按鈕）。
3.選中其中一個「自定義按鈕」，仿照第2個秘技的第1點對它們進行命名。
4.右擊某個命名後的按鈕，在隨後彈出的快捷菜單中，選「指定宏」選項，打開「指定宏」對話框，選中相應的宏（如fuhao1等），確定退出
。
重復此步操作，將按鈕與相應的宏鏈接起來。
5.關閉「自定義」對話框，以後可以像使用普通工具欄一樣，使用「專業符號」工具欄，向單元格中快速輸入專業符號了。
五、用「視面管理器」保存多個列印頁面
有的工作表，經常需要列印其中不同的區域，用「視面管理器」吧。
1.打開需要列印的工作表，用滑鼠在不需要列印的行（或列）標上拖拉，選中它們再右擊滑鼠，在隨後出現的快捷菜單中，選「隱藏」選項，
將不需要列印的行（或列）隱藏起來。
2.執行「視圖→視面管理器」命令，打開「視面管理器」對話框，單擊「添加」按鈕，彈出「添加視面」對話框，輸入一個名稱（如「上報表
」）後，單擊「確定」按鈕。
3.將隱藏的行（或列）顯示出來，並重復上述操作，「添加」好其它的列印視面。
4.以後需要列印某種表格時，打開「視面管理器」，選中需要列印的表格名稱，單擊「顯示」按鈕，工作表即刻按事先設定好的界面顯示出來
，簡單設置、排版一下，按下工具欄上的「列印」按鈕，一切就OK了。
六、讓數據按需排序
如果你要將員工按其所在的部門進行排序，這些部門名稱既的有關信息不是按拼音順序，也不是按筆畫順序，怎麼辦?可採用自定義序列來排序
。
1.執行「格式→選項」命令，打開「選項」對話框，進入「自定義序列」標簽中，在「輸入序列」下面的方框中輸入部門排序的序列（如「機
關,車隊,一車間,二車間,三車間」等），單擊「添加」和「確定」按鈕退出。
2.選中「部門」列中任意一個單元格，執行「數據→排序」命令，打開「排序」對話框，單擊「選項」按鈕，彈出「排序選項」對話框，按其
中的下拉按鈕，選中剛才自定義的序列，按兩次「確定」按鈕返回，所有數據就按要求進行了排序。
七、把數據徹底隱藏起來
工作表部分單元格中的內容不想讓瀏覽者查閱，只好將它隱藏起來了。
1.選中需要隱藏內容的單元格（區域），執行「格式→單元格」命令，打開「單元格格式」對話框，在「數字」標簽的「分類」下面選中「自
定義」選項，然後在右邊「類型」下面的方框中輸入「；；；」（三個英文狀態下的分號）。
2.再切換到「保護」標簽下，選中其中的「隱藏」選項，按「確定」按鈕退出。
3.執行「工具→保護→保護工作表」命令，打開「保護工作表」對話框，設置好密碼後，「確定」返回。
經過這樣的設置以後，上述單元格中的內容不再顯示出來，就是使用Excel的透明功能也不能讓其現形。
提示：在「保護」標簽下，請不要清除「鎖定」前面復選框中的「∨」號，這樣可以防止別人刪除你隱藏起來的數據。
八、讓中、英文輸入法智能化地出現
在編輯表格時，有的單元格中要輸入英文，有的單元格中要輸入中文，反復切換輸入法實在不方便，何不設置一下，讓輸入法智能化地調整呢?
選中需要輸入中文的單元格區域，執行「數據→有效性」命令，打開「數據有效性」對話框，切換到「輸入法模式」標簽下，按「模式」右側
的下拉按鈕，選中「打開」選項後，「確定」退出。
以後當選中需要輸入中文的單元格區域中任意一個單元格時，中文輸入法（輸入法列表中的第1個中文輸入法）自動打開，當選中其它單元格時
，中文輸入法自動關閉。
九、讓「自動更正」輸入統一的文本
你是不是經常為輸入某些固定的文本，如《電腦報》而煩惱呢?那就往下看吧。
1.執行「工具→自動更正」命令，打開「自動更正」對話框。
2.在「替換」下面的方框中輸入「pcw」（也可以是其他字元，「pcw」用小寫），在「替換為」下面的方框中輸入「《電腦報》」，再單擊「
添加」和「確定」按鈕。
3.以後如果需要輸入上述文本時，只要輸入「pcw」字元?此時可以不考慮「pcw」的大小寫?，然後確認一下就成了。
十、在Excel中自定義函數
Excel函數雖然豐富，但並不能滿足我們的所有需要。我們可以自定義一個函數，來完成一些特定的運算。下面，我們就來自定義一個計算梯形
面積的函數：
1.執行「工具→宏→Visual Basic編輯器」菜單命令（或按「Alt+F11」快捷鍵），打開Visual Basic編輯窗口。
2.在窗口中，執行「插入→模塊」菜單命令，插入一個新的模塊——模塊1。
3.在右邊的「代碼窗口」中輸入以下代碼：
Function V（a,b,h）
V = h*（a+b）/2
End Function
4.關閉窗口，自定義函數完成。
以後可以像使用內置函數一樣使用自定義函數。
提示：用上面方法自定義的函數通常只能在相應的工作簿中使用
十一、表頭下面襯張圖片
為工作表添加的背景，是襯在整個工作表下面的，能不能只襯在表頭下面呢?
1.執行「格式→工作表→背景」命令，打開「工作表背景」對話框，選中需要作為背景的圖片後，按下「插入」按鈕，將圖片襯於整個工作表
下面。
2.在按住Ctrl鍵的同時，用滑鼠在不需要襯圖片的單元格（區域）中拖拉，同時選中這些單元格（區域）。
3.按「格式」工具欄上的「填充顏色」右側的下拉按鈕，在隨後出現的「調色板」中，選中「白色」。經過這樣的設置以後，留下的單元格下
面襯上了圖片，而上述選中的單元格（區域）下面就沒有襯圖片了（其實，是圖片被「白色」遮蓋了）。
提示?襯在單元格下面的圖片是不支持列印的。
十二、用連字元「&」來合並文本
如果我們想將多列的內容合並到一列中，不需要利用函數，一個小小的連字元「&」就能將它搞定（此處假定將B、C、D列合並到一列中）。
1.在D列後面插入兩個空列（E、F列），然後在D1單元格中輸入公式：=B1&C1&D1。
2.再次選中D1單元格，用「填充柄」將上述公式復制到D列下面的單元格中，B、C、D列的內容即被合並到E列對應的單元格中。
3.選中E列，執行「復制」操作，然後選中F列，執行「編輯→選擇性粘貼」命令，打開「選擇性粘貼」對話框，選中其中的「數值」選項，按
下「確定」按鈕，E列的內容（不是公式）即被復制到F列中。
4.將B、C、D、E列刪除，完成合並工作。
提示：完成第1、2步的操作，合並效果已經實現，但此時如果刪除B、C、D列，公式會出現錯誤。故須進行第3步操作，將公式轉換為不變的「
值」。
十三、快速列印學生成績條
常有朋友問「如何列印成績條」這樣的問題，有不少人採取錄制宏或VBA的方法來實現，這對於初學者來說有一定難度。出於此種考慮，我在這
里給出一種用函數實現的簡便方法。
此處假定學生成績保存在Sheet1工作表的A1至G64單元格區域中，其中第1行為標題，第2行為學科名稱。
1.切換到Sheet2工作表中，選中A1單元格，輸入公式：=IF（MOD（ROW（），3）=0，〃〃，IF（0MOD?ROW（），3（=1，sheet1！A$2，INDEX（
sheet1！$A：$G，INT（（（ROW（）+4）/3）+1），COLUMN（））））。
2.再次選中A1單元格，用「填充柄」將上述公式復制到B1至G1單元格中；然後，再同時選中A1至G1單元格區域，用「填充柄」將上述公式復制
到A2至G185單元格中。
至此，成績條基本成型，下面簡單修飾一下。
3.調整好行高和列寬後，同時選中A1至G2單元格區域（第1位學生的成績條區域），按「格式」工具欄「邊框」右側的下拉按鈕，在隨後出現的
邊框列表中，選中「所有框線」選項，為選中的區域添加邊框（如果不需要邊框，可以不進行此步及下面的操作）。
4.同時選中A1至G3單元格區域，點擊「常用」工具欄上的「格式刷」按鈕，然後按住滑鼠左鍵，自A4拖拉至G186單元格區域，為所有的成績條
添加邊框。
按「列印」按鈕，即可將成績條列印出來。
十四、Excel幫你選函數
在用函數處理數據時，常常不知道使用什麼函數比較合適。Excel的「搜索函數」功能可以幫你縮小范圍，挑選出合適的函數。
執行「插入→函數」命令，打開「插入函數」對話框，在「搜索函數」下面的方框中輸入要求（如「計數」），然後單擊「轉到」按鈕，系統
即刻將與「計數」有關的函數挑選出來，並顯示在「選擇函數」下面的列表框中。再結合查看相關的幫助文件，即可快速確定所需要的函數。
十五、同時查看不同工作表中多個單元格內的數據
有時，我們編輯某個工作表（Sheet1）時，需要查看其它工作表中（Sheet2、Sheet3……）某個單元格的內容，可以利用Excel的「監視窗口」
功能來實現。
執行「視圖→工具欄→監視窗口」命令，打開「監視窗口」，單擊其中的「添加監視」按鈕，展開「添加監視點」對話框，用滑鼠選中需要查
看的單元格後，再單擊「添加」按鈕。重復前述操作，添加其它「監視點」。
以後，無論在哪個工作表中，只要打開「監視窗口」，即可查看所有被監視點單元格內的數據和相關信息。
十六、為單元格快速畫邊框
在Excel 2002以前的版本中，為單元格區域添加邊框的操作比較麻煩，Excel 2002對此功能進行了全新的拓展。
單擊「格式」工具欄上「邊框」右側的下拉按鈕，在隨後彈出的下拉列表中，選「繪圖邊框」選項，或者執行「視圖→工具欄→邊框」命令，
展開「邊框」工具欄。
單擊工具欄最左側的下拉按鈕，選中一種邊框樣式，然後在需要添加邊框的單元格區域中拖拉，即可為相應的單元格區域快速畫上邊框。
提示：①如果畫錯了邊框，沒關系，選中工具欄上的「擦除邊框」按鈕，然後在錯誤的邊框上拖拉一下，就可以清除掉錯誤的邊框。②如果需
要畫出不同顏色的邊框，可以先按工具欄右側的「線條顏色」按鈕，在隨後彈出的調色板中選中需要的顏色後，再畫邊框即可。③這一功能還可以
在單元格中畫上對角的斜線。
9. WORD中如何自定義一個符號工具欄
自定義工具欄
在Word中可以輸入兩種工具符號，分別是常用的和非常用的。默認情況下常用的工具符號已經在下拉選項中了。如果要輸入非常用的符號，我們可以對其進行自定義。打開符號工具欄，單擊「插入」菜單中的「特殊符號」命令，打開「插入特殊符號」對話框。單擊對話框中的「顯示符號欄」，用滑鼠選中需要的符號將它拖到符號工具欄上，完成後單擊「確定」。Word2000在預設狀態下是用分隔符將屬於同一類的工具符號放在一起的，也可以通過自定義設置來把這些默認的工具符號進行重新分類，讓它符合自己的習慣和需要。在「自定義」對話框中，用滑鼠右鍵單擊需要在左側或者上方插入分隔符的工具符號，從彈出的快捷菜單中執行「開始一組」命令就可以進行分類了。